Le 3 mars, nous communiquions sur l’épidémie et les gestes barrières à respecter. Notre rituel du matin en prend un coup : fini la bise du matin et vive le check du coude !
Le 6 mars nous annonçions à nos collaborateurs que la phase 3 est imminente et nous les invitions à privilégier le télétravail. Les mines sont graves, c’est très sérieux.
Le 14 mars le confinement est décrété et nous fermons le siège. Dès lors, il faut réagir vite. Heureusement, nos réactions sont rapides et efficaces : le télétravail pour nous ce n’est pas un problème.
Et pour preuve :
Nos collaborateurs disposent « pour la plupart » d’un ordinateur portable fourni par le cabinet et notre stock nous permet d’équiper les nouveaux arrivants ;
Nous sommes équipés d’outils collaboratifs : messagerie instantanée (Slack), salle de réunion virtuelle (Google Meet), outil de gestion de projet à distance (Trello), outil de brainstorm à distance (Klaxoon), une bibliothèque virtuelle (Drive Google)… ;
Nos documents sont « presque » tous dématérialisés (bulletin de paie, factures, contrats…).
Entretenir le lien social à distance est habituel dans un cabinet de conseil où les consultants sont naturellement plus présents chez le client que dans les locaux du cabinet. Toutefois, la vie de notre cabinet est ponctuée de moments d’échanges réguliers, qu’ils soient formels ou plus ludiques, garantissant à tous une proximité régulière et une culture d’entreprise renforcée.
Le 16 mars, Emmanuel Macron déclare que nous serons confinés pour au minimum 15 jours, mais beaucoup imaginent déjà un scénario avec un confinement plus long. Dans cette optique, nous savions que le lien social devient un enjeu majeur pour les semaines qui vont suivre.
C’est pour cette raison que très rapidement, le service communication a déployé plusieurs initiatives en interne pour garder cette proximité entre nous, comme par exemple : créer une “chaîne” (un groupe de discussion) sur Slack, pour partager toutes les informations liées au contexte de la Covid19. C’est également un lieu de détente nous permettant de partager des blagues, des jeux et de dédramatiser la situation inédite. L’équipe a ainsi organisé des rendez-vous récurrents pour se détendre autour de jeux à bases d’émojis et d’images, etc.
En parallèle, un point hebdomadaire, animé par la Direction Générale a été planifié tous les mercredis. L’objectif est de garder un contact régulier avec les collaborateurs, de faire un point de situation sur l’évolution de l’entreprise durant la crise : sa santé financière, son business, ses recrutements etc… ; de diffuser les dernières informations concernant le chômage partiel, la rémunération, le télétravail… Malgré la distance, ce rendez-vous a permis de pérenniser la relation de confiance déjà existante entre la direction et les consultants.
Prévenir les risques psycho-sociaux
Avant même le confinement, nous avions opté pour un modèle hybride :
Faciliter nos processus en digitalisant au maximum la partie administrative (Slack, Javelo, Everwin…) et privilégier le présentiel pour nos réunions d’équipe, nos ateliers de travail ou de partage de connaissance, mais aussi nos pots pour célébrer les naissances, retraites, anniversaires… afin de maintenir un lien et une proximité avec nos collaborateurs.
Et puis du jour au lendemain, fini le présentiel et place au tout digital. Alors, si de notre côté nous étions prêts au niveau de l’outillage et des processus, contrairement à 46 % des entreprises qui ont manqué de matériel (étude de l’ANDRH), il a toutefois fallu réinventer les pratiques managériales. Cela pour conserver ce lien et préserver la qualité de nos échanges : bienvenue aux e-café, aux e-ateliers et aux réunions en visioconférence généralisées. Bienvenue aussi aux nouvelles routines : réunions hebdomadaires (voire quotidienne) en one to one ou en équipe.
Néanmoins, le tout digital et le télétravail généralisé, dans une période particulièrement anxiogène, n’est pas sans risque. Isolement, désorganisation, charge de travail trop importante, maux de dos faute de matériel adapté, anxiété… Autant de signaux à prendre en compte pour préserver la santé physique et le moral de nos collaborateurs.
Ce constat n’était pas propre à Rhapsodies Conseil mais bien une réalité partagée. Selon le baromètre Opinion Way pour le cabinet Empreinte Humaine (avril 2020), 44 % des salariés ont présenté une détresse psychologique durant le confinement : modérée pour 27% d’entre eux et élevée pour 18%.
Afin de mieux prévenir ces risques psychosociaux accrus nous avons été particulièrement attentifs à l’état émotionnel de nos collaborateurs. Ainsi, nous avons réalisé un sondage procurant un diagnostic global et individuel de nos collaborateurs. 78 % ont répondu qu’ils se sentaient bien ou très bien et 22% ont répondu qu’ils se sentaient moins bien. Grâce à ce sondage, nous avons pu suivre chaque collaborateur en difficulté et apporter des solutions adaptées (écoute, revue des priorités, allègement de la charge de travail…).
Nous avons recommandé à nos managers une réunion hebdomadaire avec chaque collaborateur afin de détecter entre autres, les signaux faibles éventuels.
Parallèlement nous avons réalisé des guides de bonnes pratiques à destination des managers et à destination des collaborateurs contenant à la fois, des éléments d’informations sur les symptômes des RPS, des solutions pratico-pratiques pour les prévenir et des contacts internes et externes pour apporter des solutions aux problématiques rencontrées. Nous avons également formé des référents RPS supplémentaires.
Limiter l’impact de l’activité partielle
Comme beaucoup d’entreprises, nous avons accusé une baisse d’activité commerciale et avons été contraints de mettre en place plusieurs actions parmi les différentes mesures proposées par le gouvernement, nous avons opté pour les congés payés solidaires dans un premier temps puis le chômage partiel.
Afin de minimiser l’impact du chômage partiel sur les finances et le moral de nos collaborateurs, nous avons mis en place plusieurs actions :
Nous avons maintenu les rémunérations à 100%.
Nous avons conservé des jours travaillés lorsque c’était possible.
Nous nous sommes attachés à profiter de cette période d’inactivité pour former, sur la base du volontariat, nos collaborateurs. Ainsi, près d’une vingtaine de collaborateurs ont bénéficié d’une formation et 5 d’entre eux ont été certifiés.
Continuer à recruter
Dans le cadre de la poursuite de nos activités et afin de préparer la reprise, nous avons notamment poursuivi nos recrutements, alors que selon l’ANDRH, 35 % des entreprises ont prévu une baisse ou un gel des recrutements en 2020. Nous avons adapté notre processus de recrutement en réalisant nos entretiens en visio. Les études de cas ont été faites et commentées à distance. Et nous nous réjouissons d’avoir réalisé 4 recrutements pendant le confinement.
Onboarder nos collaborateurs durant cette période a été un vrai défi que nous avons relevé avec succès :
Matériel livré directement chez le collaborateur ;
Planning d’intégration particulièrement soigné et adapté à la situation :
E-petit déjeuner d’accueil avec l’ensemble de l’équipe ;
Présentation de la société en visio : présentation des enjeux, des missions et des outils de l’équipe par le manager ;
Profiter de la e-réunion hebdomadaire avec l’ensemble des collaborateurs, pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux
Interrogés, les collaborateurs e-onboardés ont exprimés leur satisfaction sur ce modèle inédit.
Préparer la suite
Il était essentiel de préparer la suite pour pérenniser notre entreprise.
Nous avons mis en place un plan de reprise orienté notamment sur les axes RH sanitaire, recrutement et travail sur nos bonnes pratiques.
Le chantier sanitaire s’est attaché à définir les mesures permettant un retour au bureau progressif et dans le respect des consignes de sécurité gouvernementales :
Réalisation d’affichage des mesures barrières (comportement préventif) ;
Préparation de kits sanitaires pour chaque collaborateur ;
Mise en place d’un fichier d’occupation des locaux ;
Désinfection renforcée et aménagement des locaux ;
Information aux collaborateurs en temps réel ;
Mise en conformité du document unique des risques.
Une série de réunions avec les porteurs d’expertises nous a permis de faire le bilan du premier semestre et redéfinir nos ambitions de recrutement pour le second semestre en s’inscrivant dans un projet de reprise d’activité commerciale.
Nous avons également mis en place un chantier bonnes pratiques, nommé “Newwork”.
Les ateliers réalisés dans le cadre de ce chantier, nous ont permis de travailler à notre organisation future en nous inspirant des pratiques mises en place pendant la crise :
Qu’avons nous fait de bien que souhaitons nous garder ?
Quel sera notre organisation de travail de demain ?
Disposons-nous des outils adaptés ?
Ces travaux sont toujours en cours et commencent déjà à influencer notre organisation actuelle.
De cette période difficile, toujours en cours, nous pouvons déjà dire que nous sortons grandis avec la sensation d’avoir renforcé notre résilience et conforté les valeurs fortes de notre cabinet : l’agilité, la solidarité, la bienveillance, la transparence et l’innovation. Nous avons également tiré plusieurs autres enseignements que nous aurons plaisir à vous partager dans nos prochaines publications.
C’est de prime abord le constat qu’on ferait. Tout commençait si bien (autrement dit « comme les années précédentes ») avant un chamboulement inédit. Cette pandémie a bousculé notre quotidien du jour au lendemain et par la même occasion nos habitudes.
Maintenant que le confinement est derrière nous, dressons un portrait des pratiques d’organisation qui ont émergé.
Le télétravail pour tous et tous pour le télétravail ?
Le COVID-19 est incontestablement le Chief Digital Officer de la décennie. Avec une généralisation du télétravail effective du (quasi) jour au lendemain pour des centaines de milliers de personnes : l’impact a été énorme et brutal.
Cette (r)évolution du télétravail a suscité un réel engouement au démarrage par l’effet nouveauté qu’il apportait.
Engouement à tempérer car nous n’étions pas tous égaux :
Certains ont bien vécu la transition (coucou la maison de campagne et au revoir les 2h de RER quotidien)
D’autres beaucoup moins (bonjour les enfants à gérer ou l’appartement de 15m2 sous les toits de Paris)
Il n’empêche que l’avancée vers le télétravail a fait un bond en avant de plusieurs années. Au final, il s’est fait sans trop de casse – même pour des métiers dits « critiques ». Et cette transition s’est faite naturellement dans la majorité des cas.
Dans le monde de demain, le télétravail sera bien plus démocratisé et toléré même si une présence minimale (variant d’une entreprise à l’autre) sera attendue. Un changement qui remet en cause la taille des locaux (donc leur prix), leur utilisation mais également la nature des relations entre collègues.
Vers la fin des déplacements ?
Le télétravail a vu l’explosion de la visio. Pour illustration, à l’heure où j’écris ces lignes, Zoom (solution de visio) est valorisée à hauteur de $82Mds en croissance de 425% depuis le début de l’année. Impressionnant.
Les solutions de visio sont dorénavant matures et nombreuses (Zoom, Meet, Teams, Slack, WhereBy, …) avec une latence permettant des conversations (quasi) fluides : merci la fibre. Et de nombreuses solutions permettent de mener des ateliers de travail à distance avec efficacité (Klaxoon, Miro, …).
L’enseignement à en tirer : finalement tous ces déplacements d’hier – et fatigue et donc, par rebond, productivité – valaient-ils vraiment le coup/coût ? Certes, le contact humain « en vrai » sera toujours à préférer mais de là à traverser l’Europe sur 1 jour pour un rendez-vous de 2h avec un client ?
Ma conviction : les moments entre collègues seront demain des moments précieux et de partage. Ils seront plus rares, mais également plus qualitatifs. On y perdra forcément une part de spontanéité au change (les fameuses discussions informelles où les décisions se prennent).
Les rituels d’équipes sont également à repenser afin de répondre aux nouveaux enjeux causés par la distance. Et les outils de collaboration centralisant l’information et le savoir (Wiki, Confluence, Notion, Monday, …) vont avoir un rôle central dans l’efficacité et l’autonomie des collaborateurs.
Quelle frontière pro/perso dorénavant ?
Déjà mise à mal ces dernières années avec l’avènement des smartphones (notifications permanentes), l’émergence des messageries instantanées (Slack, Teams, …) et l’explosion du nombre de mails : la frontière pro/perso a de nouveau été chamboulée lorsque votre pièce de vie est devenue votre (nouvelle) pièce de travail.
Comment faire la transition du perso au pro en début de journée ? Et du pro au perso en fin de journée ?
Cette frontière pro/perso, devenue si perméable, induit une pression constante et il faut une certaine discipline pour segmenter ses journées. Je vous recommande de mettre en place des routines. Le cerveau adore ça, c’est rassurant et cela vous remet en zone de confort.
Du coup, respectez une routine qui vous permettra de switcher d’un état à l’autre (du perso au pro – et inversement). Et voici quelques exemples me concernant :
Le matin : prendre un petit déjeuner en écoutant un podcast avant de commencer la journée de travail
Le midi : lire et traiter tous les mails reçus pendant 10-15 min avant d’aller préparer à déjeuner
Le soir : terminer par une action dite légère pour soi (ex : lecture d’un article) avant de terminer sa journée de travail
Au passage, si le sujet des “habitudes” vous intéresse je vous recommande l’excellent Atomic Habits de James Clear. Et bien sûr pendant les vacances (et plus généralement en dehors du temps de travail) : coupez vraiment.
Un rythme de travail qui augmente et ralentit en même temps ?
C’est là tout le paradoxe de cette période COVID-19 : en décroissance économique le rythme (et la pression) augmentent mais les résultats financiers déclinent (pour la majorité des entreprises). On travaille plus mais on gagne moins. Frustrant. On avance dans un sens pour faire demi-tour la semaine d’après. Frustrant aussi.
Pour illustrer sur ce genre d’expérimentations je peux vous parler de la mise en place de webinaires qui foisonnaient en début de confinement avant de disparaître aussi vite (ou presque).
Au final on accélère pour mieux freiner ? Pas vraiment, c’est plus subtil que cela.
Ces expérimentations font partie du cycle d’innovation. Leur apparition est juste accélérée à cause de la récession – le chiffre d’affaire est en deçà des prévisions pour – de nombreuses entreprises : il faut trouver d’autres relais de croissance et donc faire des choses différentes pour avoir des résultats différents. Innover donc.
Si bien que les semaines sont des alternances de temps forts (beaucoup de pression et de stress) et de temps faibles (moments calmes propices à la réflexion et l’idéation). Sachant que l’un nourrit l’autre et inversement.
Ce phénomène existait déjà avant, il était juste moins visible et souvent implicite. En effet, le télétravail (“seul” devant son ordinateur) a considérablement réduit les perturbations (on parie que vous prenez beaucoup moins de pauses qu’avant ?) et favorisé l’émergence de ces temps faibles qui favorisent … l’innovation (ou a minima la réflexion).
Par rapport à la pression (des chiffres bien souvent) il faut relativiser et s’adapter. Pour reprendre la loi de Pareto : quels sont les 20% de travail qui vont amener les 80% de résultats ? Cette période est une formidable opportunité pour repenser ses méthodes et pratiques de travail et remettre en cause certaines fondations devenues obsolètes (ex : cette communication quotidienne que j’envoie à tout le monde – et que personne ne lit – est-elle vraiment indispensable ?). Ralentir pour mieux accélérer demain. Voyez cela comme un temps d’investissement.
2020 : l’électrochoc ?
Les changements liés à cette pandémie sont énormes. Ils remettent sur le devant de la scène une notion de sens et de contribution à un écosystème global dépassant l’entreprise (est-ce que vous faites un bullshit job ?). Ils touchent également tous les niveaux de l’entreprise : son organisation, ses équipes et surtout les individus qui la compose. Et bien sûr les interactions (complexes) entre tous ces éléments.
La période de décroissance que nous traversons est l’occasion de remettre ces sujets à plat : comment faire mieux dans un monde qui a été bouleversé en quelques semaines tout en contribuant à l’écosystème ?
Avant de repartir je vous invite à réfléchir à ces questions
Si vous avez une baguette magique : que changeriez vous immédiatement dans l’organisation de votre travail ?
À la prochaine crise, à quoi pourrait-on voir que vous avez changé ?
Coach Professionnelle, Team Leader Transformation Agile des Organisations
Cela vous est-il déjà arrivé… ?
qu’un membre de votre CODIR claque la porte en pleine réunion ?
que la salle de réunion se transforme en ring de catch inter-services ?
que, faute d’accord sur une décision importante, les échanges se concluent par : « Bon, ben, on en reparle au prochain CoDir… » ?
que personne ne s’écoute et chacun reste campé sur ses positions en mode « bête et borné », et au final aucune décision n’est prise : c’est le codir stérile ?
que, lassée des règlements de compte à O.K. Corral, la dernière recrue prometteuse fraîchement entrée dans le CoDir décide de ne pas rester ?
que personne ne s’exprime par excès de cordialité et chacun n’en fait qu’à sa tête en sortie de CODIR ?
Quel que soit le scénario, il y a toujours une solution pour sortir de l’impasse et rendre votre CoDir plus efficace
Scénario n°1 « le dialogue de sourds » ou « le faux accord »
C’est top ! Ce matin, une décision a enfin été prise concernant la stratégie commerciale à adopter pour notre antenne Cherbourgeoise. Ce soir, c’est l’occasion pour Pierre, Paul et Jacques de la partager avec les autres membres du CoDir.
Pierre se lance :
« Nous avons donc convenu d’adopter cette stratégie… »
Il est rapidement interrompu par Paul :
« Mais, non, ce n’est pas du tout ce qu’on s’est dit ce matin ! Je ne suis pas d’accord sur cette partie et tu le sais très bien… »
« Bien sûr que si, c’est exactement le plan qu’on a validé ensemble. Tu as dit que tu étais ok pour bouger sur ce point. »
« Mais non enfin, ce n’est pas du tout ce que j’avais acté »
Et Jacques n’a pas l’air en phase non plus :
« Ce n’est pas ce que j’avais compris non plus, mais je ne suis pas tout à fait en ligne avec Paul pour autant… »
Pierre s’entête :
« Selon moi, il n’y a pas d’autre solution valable… »
Et Jacques enchaîne :
« Mais si enfin alors ! Ma solution, celle dont je vous ai parlé ce matin ! Bon, ça suffit, j’en ai assez, finissez ce CoDir sans moi ! »
Excédé, Paul quitte la réunion en claquant la porte.
Autant dire que le CoDir n’est toujours pas plus avancé sur la stratégie à adopter.
Que s’est-il passé ?
Le matin, personne ne s’est réellement écouté, aucune clarification n’a été effectuée.
Chacun est resté campé sur sa position, sans essayer de comprendre celle de ses interlocuteurs.
L’un d’eux a dû finir par lâcher un « ok » de principe sans réel accord ni engagement mutuel
#CoDirInutile #PerteDeTemps #Démotivation
Comment faire différemment la prochaine fois ?
Écouter l’autre et admettre que son idée aussi peut être excellente
Demander quels sont les inconvénients pour les autres d’opter pour votre proposition
Clarifier précisément la décision finale et l’acter
Proposer la mise en place de l’animation déléguée, impliquant la co-responsabilité de tous les participants (distribution des missions (et des redevabilités associés) au service de la performance des réunions, et des processus de prise de décision)
Appliquer : le « Core Protocole Decider » pour acter une décision commune
#MissionsDéléguées #OsezDire #SainesDiscussions
Scénario n°2 « oui, mais alors non ! » ou le syndrome de la boucle infinie
Cela fait déjà 10 mn que vous entendez Rémi, un des membres du CoDir ergoter au sujet de la mise en place d’une nouvelle offre dans votre entreprise, pour laquelle il n’est pas du tout à l’aise :
« Il y a un truc qui me gêne dans ce processus…, …Ce n’est pas normal de faire comme ça…, …Moi, ça me dérange tout ça…, …En l’état, ça ne me va pas… »
Lassé, vous n’en pouvez plus d’entendre ces justifications alambiquées sans aucune proposition de solution et vous sentez que votre CoDir est en train de se noyer dans un cercle vicieux sur ce sujet.
Rémi est en boucle et les autres semblent frustrés, alors vous lâchez :
« Ok, super, alors on fait quoi là ? Ne pensez-vous pas que nous sommes en train de perdre du temps ? Et que nous avons d’autres sujets prioritaires à traiter ? … »
Et là, c’est le drame… L’attaque frontale pour un dénouement banal ?.. : aucune décision n’a été prise et vous récupérez un collaborateur frustré qui vous plombera le prochain CoDir.
Que s’est-il passé ?
Rémi était parasité par un sujet qui l’empêchait d’avancer
Vous n’avez pas pris le temps et le recul pour comprendre quel est le besoin de Rémi et lui donner les clés lui permettant de sortir de sa spirale négative
Au fur et à mesure de la réunion, Rémi emploie une stratégie négative pour satisfaire son besoin psychologique
Et voilà, c’est reparti, encore une fois, les 2 fondateurs de votre boîte sont partis en live en s’invectivant sur des sujets qui n’ont rien à voir avec la stratégie d’entreprise.
Ils se donnent en spectacle devant l’ensemble du CoDir en s’attaquant sur tous les fronts, mêlant vision professionnelle et sujets personnels :
« Je ne comprends pas pourquoi tu t’obstines à aller contre cette stratégie de développement. Tu as vraiment une vision passéiste, je te parle de l’avenir là ! »
« Moi, je ne prétends pas savoir lire dans une boule de cristal et je ne parierai pas l’avenir de notre boîte sur un coup de poker »
« Super ! Pendant ce temps-là, nos concurrents, eux, investissent dans l’innovation et nos meilleurs talents ne vont pas tarder à les rejoindre »
« Non mais si tu passais un peu moins de temps sur ton bateau à Cherbourg et un peu plus au bureau, tu comprendrais que ce n’est pas si simple ! »
« De toute façon, ça ne m’étonne pas, tu n’es qu’un gros radin avec des oursins dans les poches, je me demande encore pourquoi je t’ai choisi comme parrain pour ma fille »
« Ah, ben c’est sûr que toi, question générosité, tu te poses là, avec tes restos hors de prix pour tes soi-disant clients à potentiel et la distribution annuelle de primes à profusion pour tes petits chouchous »
« Donner pour recevoir, ça te dit quelque chose… »
Ce CoDir tourne au pugilat entre co-dirigeants, bloquant ainsi toutes les prises de décisions importantes et mettant en péril le futur de l’entreprise.
Que s’est-il passé ?
Les deux protagonistes incarnent des postures négatives induisant une situation toxique (jeu psychologique et switch de rôles dans le triangle dramatique)
Aucune décision n’est prise, le chaos règne et un taux de turn over élevé s’annonce
Le CODIR peut se transformer en tribune de supporters où chacun peut avoir le sentiment de choisir un camp au lieu de prendre part à une décision
Alors, pour éviter que votre CoDir se tape dessus, voici quelques conseils à mettre en pratique :
11 tips pour un CODIR efficace :
Préparer les sujets en amont du CoDir (diffusion, lecture, remarques sur support partagé).
Partager systématiquement l’agenda. En début de CoDir, tout le monde est aligné sur l’ordre du jour et les objectifs fixés pour chaque sujet.
Commencer par un icebreaker. Par exemple : les 3 batteries (mentale, émotionnelle et physique) permettant à chacun de prendre conscience de son niveau d’énergie, anticiper les potentiels débordements et adapter son État du Moi aux personnes et aux situations.
Timeboxer les sujets. Si l’objectif n’est pas atteint au bout du temps imparti pour un sujet, vous pouvez décider collectivement d’accorder plus de temps au sujet (arbitrage vs autre sujet) ou de stopper les échanges et définir ensemble la façon dont s’organise le bouclage du sujet.
Pour chaque sujet, annoncer clairement l’objectif / ce qu’on attend du CODIR (partage d’information, recueil de feedbacks, plan d’action à définir, décision à prendre…).
Apporter une nouvelle idée au groupe lors dechaque intervention. Ne pas parler pour se faire plaisir. Ne pas répéter ce que d’autres ont déjà dit.
Adopter collectivement une approche constructive et bienveillante. On a le droit de ne pas être d’accord, mais on doit systématiquement avoir une proposition à faire. Il faut savoir accepter les critiques, sans rentrer dans une logique de justification.
Respecter les décisions prises et les mettre en œuvre.
Mesurer la performance du CoDir à la fin de chaque séance, dans une logique d’amélioration continue (notation de l’efficacité par chacun de ses membres et travail en sous groupe sur le petit pas à faire pour obtenir un point de plus).
Attribuer des rôles tournants à chaque session par l’animation déléguée.
Former les membres de votre CoDir à différentes techniques comme la Process Communication, Manager agile et plus globalement à l’analyse transactionnelle pour développer leur intelligence relationnelle.
Il y a quelques temps, nous avons démarré une saga sur deux sujets qui nous semblaient décorrélés : outils d’Architecture d’Entreprise et Agilité. La question sous-jacente est bien de savoir comment l’outil d’Architecture d’Entreprise peut apporter de la valeur aux équipes opérationnelles, sans perdre pour autant sa simplicité d’utilisation et ses cas d’usage principaux.
De nouveaux acteurs dans le secteur des outils d’Architecture d’Entreprise ont axé leurs efforts sur la facilité de prise en main et la qualité des restitutions à la volée. Un outil facilitant ce travail de manière récurrente peut permettre d’embarquer des utilisateurs « non-architectes », dont l’activité quotidienne est déjà consacrée à 100% à des tâches opérationnelles.
Mais ces nouveaux outils signent-ils pour autant la fin des leaders historiques du marché ? Et surtout, cela signifie-t-il qu’ils doivent être utilisés à des fins plus opérationnelles par les équipes ?
La fin des dinosaures ?
Les outils historiques du marché de l’Architecture d’Entreprise ont été conçus par des experts pour des experts. Et qui en est pleinement satisfait aujourd’hui ? Étant donné leur inertie et la lourdeur de leur configuration, ces outils peuvent exclure les projets et les équipes agiles.
On reproche aux EAMS (Enterprise Architecture Modeling System) d’être des logiciels difficiles d’utilisation, obscurs pour les utilisateurs occasionnels et nécessitant une phase de formation non-négligeable avant utilisation. Trop souvent l’architecte d’entreprise est arrivé avec l’artillerie lourde pour imposer outils et process : c’est tout sauf agile !
Par ailleurs, l’intérêt de l’Agilité est d’apporter rapidement de la valeur au métier, grâce à aux interactions au sein d’équipes mixtes métier/IT. Formés à plusieurs domaines, les développeurs polyvalents sont capables de comprendre les besoins et d’interagir avec les experts pour prendre les meilleures décisions possibles. Cette interaction entre plusieurs disciplines favorise la montée en compétence et enrichit les échanges. De la même façon, des outils déployés par les architectes pour les architectes apportera moins de valeur que s’ils sont ouverts à d’autres domaines d’expertise et améliorés en fonction des enjeux de chacun.
Alors, architectes, puisons notre inspiration des opérationnels et de leurs outils !
Jeune outil deviendra grand
Face aux mastodontes historiques, de nouveaux acteurs ont émergé ces dernières années, jusqu’à devenir de sérieux concurrents. Serait-ce la réponse à l’incompatibilité apparente entre besoins de l’Architecture d’Entreprise et des équipes opérationnelles ?
Certains outils sont de simples modelers. Sans prérequis particuliers de prise en main, ils répondent directement aux besoins de modélisation des projets. Encore faut-il trouver le bon compromis entre la gestion centralisée d’un référentiel d’assets IT et de l’architecture mouvante des projets agiles.
D’autres outils, à peine plus complexes en apparence, gèrent même un référentiel : le principe est d’alimenter l’outil via l’import de données pour générer automatiquement des rapports. Interfacer un outil d’Architecture d’Entreprise et un outil de modélisation est même possible nativement chez certains éditeurs. Ou bien, sous réserve d’avoir quelques « techos » disponibles, une interface « maison » entre l’EAMS et l’outil de modélisation projet (tel Archi, ou autre) permet de dissocier la partie référentielle du projet et de ses changements. Tout cela pour un contenu toujours plus riche, mais structuré !
Nous pensons également aux éditeurs qui intègrent de manière « out-of-the-box » des outils utilisés par les projets, comme la suite Atlassian. En quelques clics sur Confluence, par exemple, il devient possible de partager au sein de l’équipe des diagrammes et roadmaps modélisés dans le logiciel d’AE, de manière dynamique et embarquée. La démarche se veut collaborative : cette interconnexion ferait-elle le pont entre les deux mondes pour finalement mettre tout le monde d’accord ?
Grâce à ces logiciels, il devient possible de centraliser toutes les informations importantes pour les projets et l’entreprise dans une vue unique et partagée. Si le but est de communiquer des informations clés, c’est suffisant. Architectes d’entreprise et équipes agiles échangent leurs connaissances (opérationnelles ou stratégiques, détaillées ou macroscopiques, délimitées ou transverses) pour mener les projets de transformation de l’entreprise au mieux.
L’outil d’AE, l’ouvrir aux opérationnels ou pas ?
Pour garantir la mise à jour régulière du référentiel d’architecture, l’implication des équipes opérationnelles (exploitation, projet, développement, intégration) est indispensable. Car ce sont eux, les « sachants » !
Or, si les équipes opérationnelles ont besoin de connaître l’historique des incidents et évolutions de l’application, ses certificats associés et ses contrats de support, les architectes souhaitent principalement visualiser l’existant et bénéficier d’analyse d’impacts exhaustives sur un périmètre précis.
Pour autant, faut-il que l’outil d’AE se plie aux besoins des équipes opérationnelles pour garantir sa mise à jour effective ?
La réponse à cette question réside dans le fait que pour faire fonctionner un logiciel d’architecture, il faut se focaliser d’abord sur un ou deux cas d’usage majeurs, avant d’en élargir l’utilisation au gré des opportunités et des besoins. Que ce soit un outil flexible succinct ou un imposant dino, il faut revoir à la baisse les attentes vis-à-vis d’un outil d’Architecture d’Entreprise.
L’enjeu est donc de bien cadrer le scope. Votre outil d’Architecture d’Entreprise peut très bien se contenter de renseigner les grands jalons et dates d’atterrissage, afin de donner de la visibilité au métier et à la Direction informatique sur les applications et projets qui vont impacter le Système d’Information.
Dans tous les cas, le niveau de granularité des informations à renseigner reste l’élément le plus structurant pour un tel outil. Savoir quoi renseigner, par qui, jusqu’à quelle maille et surtout à quel moment demeure la clé pour garantir un référentiel cohérent et mis à jour régulièrement.
L’Architecture d’Entreprise en libre-service
N’essayons pas de faire monter les projets sur nos vastes outils d’Architecture d’Entreprise. Soyons clairs, ils ne sont pas adaptés à la capacité et à la philosophie des équipes projets.
Avec un EAMS aussi simple qu’une appli de smartphone (à la navigation fluide, sans formation nécessaire et au contenu aisément partageable), les développeurs membres d’une équipe agile bénéficieraient des apports de l’AE et de sa connaissance du métier, de l’IT comme de l’entreprise dans son ensemble, sans alourdir leur charge.
Peut-être le secret réside-t-il dans la conception à deux entrées de l’outil d’AE : un grain précis et spécialisé pour les équipes opérationnelles et un grain macroscopique pour les responsables de pôle, les architectes et les directeurs (opérations, architecture, études, métier…), gérant les roadmaps et permettant l’alignement du SI sur les besoins du métier.
Architectes et équipes projets, qu’en pensez-vous ?
