11 juillet 2023
– 2 min
Angèle Landier
Manager Contract Management
10 questions à vous poser avant de migrer votre SI vers le Cloud
11 juillet 2023
– 2 min
Angèle Landier
Manager Contract Management
Synthèse rapport CIGREF - Stratégie de migration Cloud
23 mai 2023
– 6 minutes de lecture
Hala Lahkim Bennani
Consultante Contract Vendor Management
Le rapport « Stratégies de migration dans le Cloud” a été publié en janvier 2023 par le Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises (CIGREF) ; une association française qui regroupe plus de 150 entreprises, avec en commun, l’usage stratégique des technologies de l’information et de la communication (TIC).
Il traite des différentes approches à prendre en compte lors de la planification et de l’exécution des migrations cloud, en s’appuyant sur les résultats, observations, recommandations et alertes d’expériences concrètes, en cours ou achevées.
Dans cet article nous allons voir différents sujets :
La plupart des membres CIGREF sont engagés dans un processus de migration vers le cloud, a minima par des solutions SaaS, mais son usage se répand de plus en plus vers tous les secteurs d’activités.
Aujourd’hui, les entreprises se lancent dans la migration pour gagner en agilité, réactivité, flexibilité et time-to-market, tout en bénéficiant des évolutions technologiques en continu, le tout avec une couverture mondiale.
Mais une fois la migration engagée, de nouveaux avantages apparaissent ; à savoir l’optimisation des coûts IT, l’inventorisation du SI, l’autonomie des équipes de développement.
Le groupe de travail a aussi relevé une multitude d’obstacles/freins à anticiper et à prendre en considération dans la stratégie de migration :
Aussi, la migration exige d’effectuer d’importants choix stratégiques, en commençant par le périmètre de la migration : soit des applications, soit des données.
Le cloud hybride est la solution la plus recommandée par les membres, il présente plusieurs avantages :
Il faut prendre en compte l’enjeu des données sensibles et critiques.
Le ratio des données sensibles dans l’ensemble des données est déterminant dans l’appréhension de la migration vers du cloud public. S’il est faible, l’entreprise peut migrer la majorité des actifs IT dans le cloud, et garder la partie données sensibles en interne.
L’étude CIGREF sur le “Besoin cloud de confiance” indique que 15% à 25% des données, en fonction du secteur d’activité, sont suffisamment sensibles pour devoir être protégées des risques de services cloud extra-européens.
En parallèle, on remarque une diminution du besoin cloud privé interne :
On se retrouve face à trois différentes hypothèses pour l’avenir du cloud privé :
Deux acceptations du multi cloud sont admises :
Les entreprises expriment quand même quelques doutes/réticences à se lancer dans du multi cloud :
Une entreprise participante de l’étude distingue 5 grandes étapes pour gérer sa migration applicative :
La migration applicative pose aussi la question du choix de transformation à effectuer sur les applications, à décider pour chaque application. On distingue plusieurs chemins de transformation :
Accenture avait publié en 2021 les niveaux de bénéfices réalisés par les entreprises en fonction du chemin de migration choisi :
Pour autant, à ce jour, seulement 30% des applications développées par les entreprises sont déployées sur le cloud. Seules les applications les plus simples ou les applications cloud natives le sont. Cet échec qui peut s’expliquer par plusieurs raisons, identifiées par Gartner :
A cela, vient s’ajouter les cas des applications en Legacy, qui, dans ⅓ des cas, nécessitent un rapatriement vers les solutions on-premises de départ.
Enfin, les discussions sur la migration dans le cloud ont aussi mis en lumière 4 points clés à prendre en compte :
Le cabinet Accenture propose une approche de comparaison financière de deux scénarios futurs :
Accenture distingue ainsi 5 grandes familles de dépenses de la DSI, qu’il est nécessaire d’identifier pour avoir la cartographie des gains et coûts engendrés par la migration :
En outre, plusieurs types de coûts de pilotage sont associés à la migration dans le cloud :
Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour la gestion financière des migrations :
Il paraît donc nécessaire d’adopter une démarche “FinOps”, qui permettrait de renouveler les pratiques de gouvernance par les coûts en l’alignant sur les enjeux stratégiques de l’entreprise.
Un des membres du Cigref a défini 3 piliers à cette démarche :
A la clé, les entreprises pourront tirer le maximum de bénéfices du cloud :
La migration Cloud ne doit pas être considérée comme une stratégie IT, mais comme une stratégie globale d’entreprise.
Il est donc nécessaire de former une équipe cloud aux compétences multiples, qui constitue à la fois le noyau et le moteur de la migration.
En 2022, le cabinet Gartner a publié son estimation de la répartition des parts de marché entre les différents fournisseurs cloud :
Si l’on considère les trois grands hyperscalers, Amazon Web Services, Google Cloud et Microsoft, il est intéressant de connaître les points forts et spécificités techniques ou non-techniques des fournisseurs.
Les entreprises participantes à l’étude ont identifié plusieurs difficultés quant à la gestion de ces fournisseurs cloud :
D’un autre côté, leur expérience a permis de ressortir des pistes pour optimiser ses relations avec les fournisseurs :
Le sujet cloud reste riche en questions et en perspectives. La capitalisation des connaissances et des retours d’expériences est essentielle, et chaque DSI devrait étudier et analyser ces informations avant de se lancer dans un projet de migration cloud.
Le contract manager, entre silo et transversalité
9 décembre 2020
– 4 min de lecture
Louis Rondot
Au sein des DSI, la fonction de Contract Manager a fait ses preuves au cours de ces dernières années.
Suite à la période particulière que nous avons traversé et les conséquences sans précédents observées durant ce printemps 2020, son importance s’est vue décuplée.
Ce besoin croissant au sein des DSI peut s’expliquer notamment par certains des questionnements soulevés par Lahcen Elouahi, Senior Manager de Rhapsodies Conseil, lorsqu’il aborde l’impact du télétravail sur les contrats de Soucing IT.
Entre autres :
Partant de la pertinence de ces interrogations, et de la nécessité d’y apporter une réponse adéquate, il est légitime de se demander qui serait le mieux placé au sein de son organisation pour mener à bien les actions attendues ?
Au vu du sujet de cet article, la question est évidemment rhétorique. Cependant, apporter la réponse n’est pas si évident, et de nombreuses entreprises ne parviennent pas à tirer profit du Contract Management. Cette difficulté réside dans la transversalité des sujets concernés, impliquant de fait de nombreux métiers et acteurs de l’entreprise.
Dès lors, il me semble intéressant de comprendre l’origine de la complexité attachée au positionnement du Contract Manager, pour chercher ensuite comment l’intégrer intelligemment au sein d’une organisation.
Le rôle de la nomenclature des métiers du CIGREF est de rationaliser les métiers de l’IT. La version 2018 de ladite nomenclature a fait ressortir une nouvelle famille de métier, dénommée « Relations Fournisseurs », au sein de laquelle la fonction de Contract Manager (ou « Manager de Contrat » en français) a été déplacée aux côtés de celles de l’Acheteur IT, du Software Asset Manager et du Vendor Manager.
Toutefois, la réalité démontre qu’il est très compliqué de standardiser le rôle et les responsabilités du Contract Manager. Ceci étant dû tant à l’histoire de la fonction, qu’à sa terminologie et/ou à son positionnement.
Initialement étranger au secteur informatique, le métier de Contract Manager trouve ses origines dans l’univers du BTP durant les années 1990. Il fait alors partie de ces postes « reflexes » créés en réaction à une action, une inaction ou un besoin inattendu. Dans ce cas précis, le Contract Manager devait répondre à l’émergence de Claims Managers. Ces derniers avaient pour objectifs de maximiser les gains financiers potentiels des contrats dont ils avaient la charge en usant de tous les leviers contractuels disponibles, et ce au détriment de la relation commerciale.
La mission du Contract Manager consista dès lors à s’approprier la gestion du contrat, en privilégiant l’équilibre contractuel et le dialogue nécessaire à une relation commerciale saine. Les Contract Managers sont parvenus à s’approprier le Cycle de Vie Contractuel en liant la théorie juridique, la pratique opérationnelle, l’aspect commercial et les impératifs du contrôleur de gestion.
La combinaison de l’ensemble de ces compétences en fit une fonction transverse. La gestion des risques contractuels fut ainsi simplifiée et entraina une maîtrise efficace et collaborative des cocontractants.
Néanmoins, ce métier resté discret en France au cours des années 2000, souffre encore aujourd’hui de sa dénomination anglaise mal perçue par les sociétés et directions françaises.
C’est ainsi que l’on retrouve couramment des « Gestionnaires de Contrats » (ou de bases de données contractuelles) dénommés « Contract Manager », chargés de la duplication de documents contractuels, ou de la référenciation massive des contrats.
En réalité, leur rôle se rapproche davantage d’un poste de Paralégal ou d’Assistant Administratif. Dans la mesure du possible, cette situation doit être évitée au risque de ne pas rattacher le niveau de compétences adéquat à des missions essentielles.
Au-delà de la terminologie, le Contract Manager souffre également de son positionnement au sein des DSI françaises.
Comme cela a été évoqué précédemment, le Contract Manager constitue la pierre angulaire entre quatre métiers essentiels : les juristes (Direction Juridique), les acheteurs (Direction des Achats), les opérationnels (Direction des Opérations) et les contrôleurs de gestion (Direction Financière).
Les entreprises fonctionnant majoritairement en silo, la fonction transverse que représente le Contract Manager se voit régulièrement rattachée hiérarchiquement à l’une des quatre directions susmentionnées. Les conséquences ne sont pas anodines, et le profil des Contract Managers se retrouve forcément impacté.
Ainsi, certaines organisations vont faire valoir au Contract Managament une prédominance du métier d’Acheteur, tandis que d’autres organisations pourront décider de recourir majoritairement aux compétences juridiques, et d’autres encore préférer y rattacher les missions d’un Service Delivery Manager.
Lors de la construction d’une cellule de Contract Management au sein de votre DSI, c’est une réalité qu’il est impératif de prendre en compte.
Il est pertinent de se demander en autre :
La réponse à ces questions stratégiques permet la création d’un RACI pertinent et adéquat dont il ressort généralement une typologie de « profil de Contract Manager ».
Cette information est clef dans la construction, le rattachement et donc le positionnement du Contract Management.
Chaque situation étant spécifique, il n’y a pas de mauvaise solution. En revanche, une cellule de Contract Management correctement positionnée, bénéficiant d’un maximum de rôles et responsabilités transverses, permettra non seulement d’éviter de nombreux travers et points de blocages, mais aussi d’assurer une gestion des risques et des fournisseurs performants.
La Scorecard, l’outil indispensable pour manager ses fournisseurs
10 novembre 2020
– 3 minutes de lecture
Ikram Mansour
Consultante Contract Management
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, la recherche de la performance et de l’efficience sont les leitmotivs d’une entreprise tournée vers l’avenir. La mise en place d’indicateurs de performance a pour but de permettre à ses dirigeants des prises de décisions ou de les conforter dans leur stratégie.Toutefois, une entreprise n’agit pas seule, c’est tout un écosystème de parties prenantes qui l’englobe et impacte sa compétitivité, notamment ses prestataires qui l’accompagneront dans l’atteinte de ses objectifs. Si elle souhaite être la meilleure, elle doit donc s’entourer des meilleurs.
Le meilleur moyen de s’assurer de la performance de ses fournisseurs est de mettre en place des outils de notation sur des critères précis et compréhensibles, que nous détaillerons, la scorecard fournisseur.
Elle permet ainsi de déterminer la note d’un fournisseur sur chacun de ces critères, ses axes d’améliorations et son positionnement vis-à-vis des autres fournisseurs.
Les fournisseurs dits « Stratégiques » sont ceux pour lesquels la mise en place d’une scorecard est primordiale : ils impactent directement l’activité de l’entreprise ou d’un service. Un service informatique n’aura pas les mêmes fournisseurs stratégiques que celui des moyens généraux par exemple. Chaque service doit identifier ses fournisseurs stratégiques.
Généralement l’analyse des dépenses par fournisseur est un bon indicateur des fournisseurs stratégiques. Plus le montant de la dépense est important avec un fournisseur plus le fournisseur a un poids stratégique pour l’entreprise.
Une scorecard doit traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels. Il s’agit donc d’établir une liste de critères sur lesquels nous souhaitons mesurer la performance du fournisseur. Six critères essentiels ressortent :
Le dernier critère n’est pas systématiquement mesuré mais de plus en plus d’entreprises le prennent en compte pour les enjeux d’image de marque que cela peut entraîner, comme récemment le scandale Griezman/Huawei. L’affaire sur les camps d’internement de la communauté Ouighours en Chine a touché plusieurs entreprises. Certaines égéries (Antoine Griezmann) ont souhaité arrêter leur partenariat avec les entreprises qui ont employé des Ouighours. Il y a une perte du partenaire d’image mondialement connu, et également une image ternie de l’entreprise auprès du public international. Des appels au boycott ont également été lancés, ce qui peut générer des conséquences importantes sur le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Une déclinaison de sous-critères sur chaque item permettra d’affiner la notation. Ainsi, sur l’axe financier, le positionnement du fournisseur sur ses prix par rapport au marché sera à dissocier des propositions d’optimisation permettant une réduction de coût.
Sur l’axe qualité, les sous critères pourraient se décomposer de la manière suivante :
Une enquête est donc réalisée auprès des personnes qui travaillent quotidiennement au contact des fournisseurs afin de récolter leurs appréciations : opérationnels, acheteurs, contract manager… La consolidation des résultats de l’enquête donne une note du fournisseur sur chacun des critères.
Parfois un sponsor est nécessaire afin de récolter les appréciations de toutes les personnes sollicitées. Le sponsor a pour but de rappeler les enjeux et l’objectif de la démarche.
La restitution de l’enquête est présentée en interne lors des comités afin de déterminer la stratégie de sourcing (avec quel fournisseur devons-nous renforcer notre partenariat ou au contraire la diminuer lorsque le fournisseur ne parvient pas à améliorer son score dans la durée)
Parallèlement, la scorecard est également présentée au fournisseur afin de présenter les points positifs de leur offre de service et aussi les axes d’amélioration leur permettant d’ajuster leur offre aux attentes du client. Les prestataires sont d’ailleurs généralement demandeurs d’un feedback.
La scorecard permet donc de mieux manager ses fournisseurs, elle nous donne des indicateurs sur les points forts, les axes d’amélioration et permet de connaître le positionnement vis-à-vis des autres fournisseurs évalués.
Récemment chez l’un de mes clients, un grand projet de transformation et de massification des fournisseurs stratégiques a été mis en place, les résultats de l’enquête scorecard ont été regardés avec grand intérêt afin de déterminer les candidats à l’appel d’offres.
Toutes ces informations clefs permettent de définir la stratégie de sourcing d’une entreprise et organiser ses sollicitations en fonction des résultats de la scorecard : un fournisseur à une note moyenne sur l’axe innovation, l’entreprise ne le sollicitera probablement pas pour mener un projet de transformation.
Et vous quel outil de mesure de la performance utilisateur utilisez-vous ?
Transformer une TMA internationale dans un modèle offshore
7 novembre 2020
– 2 min de lecture
Pierre Moulin
La maintenance et les développements applicatifs d’une entreprise du CAC 40 sont assurés par différents prestataires, sur plusieurs continents. Les contrats ont été signés par différentes entités, parfois pour des besoins identiques. Les services concernés sont basés sur différentes technologies dont certaines peu répandues (Documentum…). L’ensemble correspond à des ressources dédiées, avec un engagement de résultat faible. Certaines expertises sont difficiles à trouver sur le marché et à stabiliser. Le Client souhaite aussi réduire fortement ses coûts.
Notre intervention, entièrement en anglais, permet de définir des objectifs forts et partagés, puis de mettre en forme l’ensemble du « package RFP ». Notre accompagnement définit et structure la démarche et anime les intervenants sur 3 continents (Amérique du sud, Europe et Asie). Nous faisons monter les équipes en compétence sur les meilleures pratiques (pricing model de TMA, SLA, pénalités, delivery model, gouvernance). L’accompagnement se poursuit jusqu’à la contractualisation, la livraison des annexes du Contrat et le cadrage de la transition.
Le client a pu constater :
Les clés pour réussir votre projet d'externalisation de services IT
27 octobre 2020
– 4 min de lecture
Angèle Landier
Manager Contract Management
Dans mon précédent article N’improvisez pas l’externalisation de vos prestations de services IT, je vous présentais les dérives souvent constatées lors d’externalisation de prestations de service IT et les principales raisons.
Aujourd’hui, je vous partage une méthodologie qui a fait ses preuves, et vous permettra de mettre en place les conditions de succès de vos projets.
Les facteurs clés pour la réussite de votre votre projet d’externalisation des prestations de services IT :
Pour la mise en place d’un nouveau contrat d’externalisation de prestation de services IT, on distingue a minima les 4 grandes étapes ci-dessous :
Le temps nécessaire pour chacune de ces étapes varie selon le type de prestations attendues (complexité technique, criticité business, etc…). Vous trouverez ci-dessous, une liste d’actions à réaliser, par étape, qui vous permettra d’appréhender le temps nécessaire pour chacune d’elles.
Il s’agit d’organiser le cadencement des étapes et jalons de l’appel d’offres :
Le contrat est signé, il est temps de démarrer la phase de transition pour le prestataire entrant (et la phase de réversibilité pour le sortant). En fonction du type de prestation, la durée de cette phase est en général comprise entre 2 et 4 mois.
Même si le choix est arrêté – et communiqué – et que la décision est actée, cette phase est absolument critique pour la prise en charge des prestations dans les meilleures conditions et le bon lancement d’un nouveau contrat (que ce contrat soit porté par un nouveau fournisseur ou non).
Tout comme la consultation a été un projet à elle seule, cette phase de Transition/Réversibilité doit être pilotée et gérée par un responsable et des acteurs dédiés, ce sont des ressources spécifiques et spécialistes, qui sauront rythmer les différents chantiers de transition et la conduite du changement.
L’un des facteurs clés de succès d’une consultation réussie réside également dans la constitution de l’équipe projet. Celle-ci doit être représentative de toutes les parties prenantes :
En addition de ces rôles totalement transverses, il est essentiel de faire appel au savoir des Experts IT sur les prestations attendues afin d’intégrer un maximum de précisions au dossier de consultation et de challenger les propositions techniques des prestataires.
Les rôles et responsabilités de chaque partie doivent être clairement définis en amont afin de favoriser l’implication de chacun et le travail collaboratif. Un coordinateur de projet, responsable de la communication devra également être identifié.
Questions concernant la stratégie :
Questions techniques à se poser :
Questions pour l’organisation de la consultation :
Rencontrer régulièrement les fournisseurs, en dehors des périodes d’appel d’offres est également essentiel pour avoir une bonne perception du marché. Cela permet en effet :
Au-delà d’un prix, l’objectif est de trouver le juste équilibre entre le Coût, la Qualité de service, et les Délais d’exécutions attendus.
Pour cela les offres financières des soumissionnaires doivent toujours être mises en corrélation avec le besoin exprimé dans le cahier des charges et la proposition technique du prestataire :
Avec des réponses reçues toujours plus complexes et un nombre d’acteurs grandissant sur le marché, on peut vite se retrouver à perdre de vue l’objectif premier de la prestation attendue. Ci-dessous quelques points de vigilances simples :
Enfin, il est essentiel de s’assurer des capacités d’exécution des prestataires via, par exemple, la prise de références détaillées.
Parmi les dérives possibles, on trouve -trop- régulièrement la mauvaise connaissance des contrats.
Pour éviter cela, de plus en plus d’entreprises mettent en place des Contract Managers, voire des cellules dédiées au Contract Management pour accompagner les équipes opérationnelles dans le suivi des contrats et ainsi :
Pour aller plus loin, vous aurez l’occasion de découvrir prochainement un article plus détaillé de Louis Rondot sur ce sujet.
Avec plus d’une centaine de projets pilotés pour nos clients sur des sujets d’externalisation, notre équipe a élaboré cette méthodologie, présentée ici succinctement, qui vous permettra de cadrer au mieux l’organisation de votre projet de consultation et ainsi vous garantir le choix de la meilleure solution répondant à vos enjeux et vos besoins.
La réalisation d’une consultation nécessite le recours à un large panel d’expertises au sein de votre organisation ; de nombreuses personnes ayant chacune des contraintes fortes et des objectifs différents, voire opposés qui devront converger au mieux. Même si toutes les compétences peuvent exister en interne, l’élaboration et le pilotage d’une consultation ou d’une démarche de négociations avec des fournisseurs se révèlent extrêmement chronophages et nécessitent également une expertise du marché, de ses acteurs, ainsi qu’une une méthodologie éprouvée.