PPM : l'approche bimodale intègre les approches traditionnelles et agiles

24 septembre 2019

– 6 min de lecture

Karl Berard

Consultant Pilotage Projets & Produits

La transformation digitale mène les entreprises à rechercher un modèle de gestion de leurs portefeuilles de projets capable d’appréhender les projets « Marathon » (cycle long, cycle en V) autant que les « Sprint » (cycle court, Agile, Lean, Kanban). L’approche « Bimodal IT », introduite par le Gartner, n’a pas fini d’apporter ses réponses aux appels à l’aide des équipes de développement Agile face à un management encore traditionnel.

® Gartner : Mode 1 traditionnel (reporting), mode 2 exploratoires (Agile) opèrent en symbiose

L’approche « Bimodal IT » pour structurer les projets marathon et les sprint …

En 2014, le Gartner avait identifié avec précision une tension cruciale provenant de la prolifération des demandes IT. Aujourd’hui plus qu’hier, les métiers ont besoin de personnalisations, d’évolutivité et d’efficacité et pas seulement de logiciels et d’applications monolithiques. Pour y répondre, le Gartner, soutien que son approche « Bimodal IT » favorise l’innovation, la transformation digitale des métiers et l’amélioration. En cela, il postule que les organisations informatiques de l’avenir œuvreront selon deux modes distincts. Le mode 1 lié à l’informatique traditionnelle, est axé sur la stabilité et l’efficacité, tandis que le mode 2 qui tient de l’organisation agile est axé sur le time-to-market, l’évolution rapide des applications et, en particulier, l’alignement étroit avec les lignes métiers. Notons que bien souvent l’organisation agile demeure expérimentale pour beaucoup d’entreprises.

… mais comment gouverner un portefeuille constitué de projets si différents ?

En cinq ans, le monde anglosaxon de la gestion de projet a donc résolu la cohabitation des approches cycle en V et cycle agile avec le concept de Bimodal IT. Cependant, l’extension de l’approche à la gestion de programme et de portefeuille de projets est très peu débattue. Est-ce par méconnaissance ou refus de la nouveauté ? Ou parce que cette cohabitation des modèles marathon et sprint est déjà pleinement résolue dans les organisations ? Je vous invite à corriger cette lacune en vous livrant ce qu’il faut en connaitre.

Avec la Transformation Numérique nous sommes entrés dans une période transitoire qui nous conduit à gérer des portefeuilles de projets hybrides (IT traditionnelle / IT digitale). Si de plus en plus les projets IT sont animés en équipes Agile, il n’en est rien des programmes et des portefeuilles de projets toujours gérés selon le modèle classique de pilotage. Aujourd’hui ce modèle n’est plus en capacité de répondre au phénomène d’hybridation des portefeuilles de projets. L’objet et le rythme des activités de transformation des SI n’est plus conciliable avec les pratiques conventionnelles de gestion de portefeuille de projets. Cette course en avant vers toujours plus de flexibilité dans la transformation des organisations face aux innovations des concurrents et aux injonctions réglementaires pousse vers ce concept bimodal qui reprend les meilleures pratiques des deux mondes pour concilier stabilité et flexibilité. Il introduit néanmoins le risque d’exacerber les tensions résultantes d’une cohabitation de deux organisations en silo qui se disputent les ressources et l’influence des investissements.

A défaut, les gestionnaires de projets se retrouvent à faire le grand écart entre pilotage traditionnel de leur portefeuille par les délais et les coûts versus pilotage par la valeur et la qualité. Une équation à la fois organisationnelle, managériale et opérationnelle souvent difficiles à résoudre, d’autant plus lorsque les acteurs sont peu aptes au dialogue. A défaut encore, des Directions métiers décident de créer leurs propres équipes numériques, ce qui se traduit par de nouveaux silos et l’émergence d’une « shadow IT » qui n’est pas sans conséquence (impact sécurité, économique et pérennité de l’IT -désurbanisation du SI et dette technique-).

Un retard de mise en œuvre préjudiciable

L’extension de l’approche bimodale aux programmes et portefeuilles de projets apporterait in fine la capacité de faire travailler les équipes de l’entreprise en étroite collaboration pour atteindre la croissance et la transformation dans le monde numérique qui se dessine.

Les solutions éditeurs, les cadres méthodologiques sont à disposition mais difficilement mis en œuvre dans les organisations. En France personne n’en parle. A qui la faute ? Est-ce dû à la résistance au changement au sein des directions ? Aux lacunes conceptuelles consécutives aux castings des consultants appelés en renforts ? Ou encore à la lenteur à faire le pas vers l’introduction de pratiques agiles au sein des cellules PMO ?

La difficulté à produire une feuille de route IT/Métier et le portefeuille de projets correspondant

Historiquement, la gestion de portefeuille de projets (réalisée par la cellule PPM), est un « lieu » où la stratégie rencontre l’exécution : elle vise à transformer les « ambitions » en « plan d’action » réaliste tout en gérant les investissements et le travail. Avec l’avènement des organisations agiles, de nouvelles frictions sont apparues : cela se traduit par un manque d’harmonisation de la stratégie et de l’exécution, par des décisions d’investissement sous-optimales, par des retards à l’adoption de l’agilité, et finalement par un manque de visibilité pour tous les acteurs.

Dans l’idéal la vocation d’une cellule PPM est de produire de la visibilité sur la contribution de la DSI à la performance de l’entreprise, via l’activité projet. Les métiers étant bien souvent peu enclins à anticiper leurs transformations, c’est souvent un casse-tête pour la DSI de produire une feuille de route pour l’année à venir, un tant soit peu crédible. Pourtant, les métiers devront prochainement reconsidérer leurs relations avec la DSI en devenant responsable de la création de valeur face aux facteurs qui s’imposent (changement de l’économie, évolution des usages et des clients, consumérisation de l’informatique, accélération de la numérisation, nouveaux Business models, raccourcissement des cycles, …). Les entreprises qui réussissent le mieux à franchir le cap sont celles où un dialogue réel métier/IT existe pour l’élaboration de la feuille de route. Il n’y a pas de bons et mauvais élèves, mais l’équilibre qui rend possible le dialogue est si fragile, qu’il ne permet pas souvent de pérenniser l’approche.

En réponse à la problématique de la « bimodalité », les éditeurs ont apporté des réponses dans leurs solutions de Gestion de Portefeuille Projet, mais celles des adaptations organisationnelles et managériales doivent encore être adressées pour que les acteurs sachent utiliser au mieux les outils déployés. Car bien entendu, l’adage « un outil ne résout rien tout seul » se vérifie ici aussi. D’autant que du point de vue méthodologique, plusieurs modèles coexistent au sein des équipes. Modèles, pour lesquels l’assimilation des principes à tous les niveaux de l’organisation nécessite encore des efforts.

3 bonnes pratiques

Trois bonnes pratiques d’intégration prescrites par le Gartner peuvent atténuer les frictions et habiliter l’organisation à innover, prioriser ses investissements et délivrer plus rapidement :

La première concerne la capacité à choisir à partir d’une approche simple le modèle qui convient, basé sur la nature des projets à mener, en combinant stabilité des pratiques et flexibilité des activités. L’astuce, ici, est de préserver un mode de travail pour la recherche de différenciation et d’innovation, et un autre pour la gestion courante des projets. Pour y parvenir, mettre l’accent sur l’enjeu de création de valeur des projets est un début.
La deuxième vise à définir des objectifs d’industrialisation. Ainsi, l’organisation peut intégrer des méthodes Agile avec des méthodes traditionnelles sans sacrifier la visibilité pour les décideurs et la communication des métriques malgré les disparités d’unités de mesure. Pour ce faire, il faut déterminer des métriques précises (objectifs et résultats clés attendus), puis se focaliser sur des points très spécifiques et suivre leur amélioration au fil du temps. En effet, il ne peut y avoir d’amélioration sans mesure régulière.
Enfin, la troisièmepratiqueimplique de séparer clairement les collaborateurs en deux groupes distincts : l’un capable d’effectuer les changements au niveau de la gestion de projet ; l’autre qui sache prendre des décisions transverses à l’ensemble du portefeuille de l’entreprise. Cette distinction apporte une clarification des attributions des intervenants tout en réduisant la dépendance liée aux individus. Il s’agit, ici, de conjuguer délégation et subsidiarité dans un même environnement.

Développer une gestion de portefeuille de projet qui pilote aussi les opportunités

Pour relever ces nouveaux défis, les cellule PPM trouvent dans l’approche bimodale, un cadre de gestion du portefeuille de projets actualisé qui intègre des pratiques agiles, fournit des précisions aux équipes de projet sur la façon de communiquer l’avancement du projet, et apporte à la direction générale la prévisibilité et la responsabilisation des intervenants. C’est ainsi que l’approche bimodale est à même d’encadrer les interactions des acteurs pour éviter de compromettre tous les processus d’évolution des métiers par la cohabitation de deux organisations l’une centrée sur le client tandis que l’autre est axé sur la planification et le reporting. Cette forme de gestion du portefeuille met donc l’accent sur les opportunités (opportunités IT autant que métiers), pour tout ou partie des activités de l’entreprise, indépendamment du mode de livraison (traditionnel, agile ou hybride). Ainsi elle facilite les prises de décisions décentralisées, les analyses de rentabilité, les planning itératifs avec des objectifs décentralisés, et utilise des mesures factuelles et des jalons. Enfin autant que possible, les opportunités seront portées par des équipes agiles permanentes (squads).

En résumé, l’approche bimodale permet de résoudre les effets néfastes de la cohabitation des modèles, sans risquer de perdre la stabilité et la flexibilité qui leurs sont chère. Le mode 1 « Marathonien » leur permettra de conserver cette stabilité en faisant évoluer l’infrastructure existante de manière pérenne. Le mode 2 « Sprinter » leur permettra de développer rapidement de nouvelles solutions grâce à sa flexibilité. La transformation de l’organisation pourra être conduite en profondeur sur cette base. Elle passe avant tout par un changement culturel au sein de l’entreprise.