Cette société de gestion d’actifs présente en France, Allemagne, Espagne, Italie et Angleterre, a souhaité faire appel à nos services pour l’aider à mettre en place toutes les briques obligatoires de sa mise en conformité RGPD, en assistance et en complémentarité du Data Protection Officer (DPO).
Notre valeur
Après une qualification du niveau de maturité pour dimensionner au plus juste notre intervention, nous avons pu structurer et mettre en œuvre de manière itérative et non-invasive les éléments clefs de la conformité au Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles, à savoir :
le Registre des traitements de données personnelles,
les Notices d’informations aux personnes concernées,
les Procédures internes d’exercice des droits des personnes,
une méthodologie d’analyse d’impact adaptée à leur contexte,
le Registre des violations de données personnelles,
etc.
Au-delà de l’aspect documentaire de la mise en conformité RGPD, nous avons également conçu des modules de formation spécifiques pour les salariés et les responsables de traitements de données personnelles. Ces formations sur-mesure ont été intégrées dans les plans de formation des salariés concernés.
Nous les avons également assistés de manière régulière et rapprochée pour la complétion du registre des traitements et des analyses d’impact nécessaires.
Toutes nos actions ont été réalisées en partenariat avec le DPO, la Direction du Juridique et des Risques, ainsi que la DSI pour la partie sécurité des données.
Bénéfices
A l’issue de notre intervention, notre client est autonome et dispose de tout le nécessaire pour démontrer à chaque instant la mise en conformité RGPD de son organisation et répondre aux demandes de ses clients et salariés, ainsi qu’aux autorités de contrôle.
Également, en cas de situation de crise (perte de données personnelles, vol…), il est en mesure d’activer rapidement les leviers internes nécessaires pour alerter, corriger puis améliorer la protection des données personnelles qui lui sont confiées
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Pour cet acteur du secteur public, la mise en conformité RGPD a fait apparaître un manque évident de connaissance et de maîtrise des données. Afin d’y pallier, une initiative a été définie par le COMEX autour de 3 thèmes clefs : mettre en place la gouvernance des données, diffuser une culture de la gestion des données et définir les principes d’architecture pour soutenir l’utilisation des données de façon partagée.
Notre valeur
Notre approche par « Produits » nous a permis d’apporter, dès le démarrage de la mission, des contenus prêts à l’emploi et de co-construire avec les collaborateurs une politique, un outillage et une culture de la gestion des données pragmatiques qui répondent aux enjeux et aux besoins des métiers.
Nous avons donc accompagné le Groupe dans cette (re)prise de contrôle des données sur trois axes :
Le premier a été de construire une politique de gestion des données simple et fluide qui réponde au cadre réglementaire et qui développe l’accès, le partage et la maîtrise des données entre les entités.
Pour cela nous avons co-construit lors d’ateliers de travail un modèle opérationnel de gouvernance des données avec des fiches pratiques qui synthétisent les processus, rôles, responsabilités, instances et outils nécessaires.
Le second axe fut de déterminer les principes de l’architecture pour mettre en oeuvre la gouvernance des données et ainsi mettre en place des référentiels de données au sein du système d’information.
Pour cela nous avons cadré avec les collaborateurs les principes fonctionnels et non fonctionnels de l’architecture, les modèles de données et la démarche de mise en oeuvre.
Enfin nous avons travaillé à développer une culture de gestion des données qui valorise et qui protège les données au quotidien en sensibilisant les collaborateurs du Groupe.
Nous avons procédé à un état des lieux avec notre matrice de maturité de la culture de gestion des données et co-bâti un plan d’action pour la développer au sein du Groupe.
Bénéfices
Adopter une collaboration participative avec le Groupe nous a permis de couvrir tous les besoins et de faire les ajustements nécessaires pour réaliser la meilleure mission pour notre client.
Notre objectif de rendre autonome le Groupe sur la gouvernance des données a été atteint en leur mettant à disposition les outils, les méthodes et les pratiques pour mener à bien ces activités de gouvernance de façon durable. Le Groupe peut désormais étendre la gouvernance à de nouveaux périmètres de données.
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Ce Groupe international spécialisé dans la fabrication et la distribution de vins et spiritueux a entamé en 2020 une profonde transformation digitale de son modèle opérationnel, impactant à la fois ses activités en filiales et ses entités centrales. Il est rapidement apparu qu’un des facteurs clés de succès de cette transformation serait la maîtrise du patrimoine de données à l’échelle du Groupe. Or, aucune activité de gouvernance des données transverse n’existait, limitant fortement le potentiel et la pérennité des projets digitaux engagés.
C’est dans ce contexte que nous sommes intervenus au sein de l’entité “Excellence Data” nouvellement créée, faisant le pont entre la DSI, les Programmes Digitaux côté Métiers ainsi que les filiales en région afin d’en définir le mandat et la raison d’être.
Notre valeur
Notre expertise à la fois en organisations data-driven et en gouvernance des données a permis de rapidement définir le mandat de cette nouvelle équipe autour des sujets de gouvernance et de maîtrise du patrimoine de données : la connaissance des données clefs, la définition d’un modèle opérationnel orienté projets en partenariat avec les équipes Digital et IT, les premières méthodes, ainsi que les jalons d’une trajectoire outillage issus du recueil des enjeux et des besoins.
De plus, par nos nombreuses actions de communication (workshops, interventions en Data Days, rédactions d’articles pour une newsletter, etc.) auprès des entités, nous avons contribué à créer une communauté d’intérêt autour de l’activité de gouvernance des données, et ceci à l’échelle du Groupe.
Bénéfices
Partant quasiment d’une feuille blanche, nous avons su accompagner notre client à définir son périmètre d’activité autour de la gouvernance des données :
Le mandat de l’équipe et un premier positionnement ont été formalisés et présentés en CODIR,
Les jalons de sa feuille de route ont été détaillés et mis en trajectoire, en partenariat avec les équipes existantes et le plan programme global afin d’être pleinement intégré au run,
L’équipe est connue des nombreuses entités du Groupe, et est un contributeur actif des dispositifs de formation et de sensibilisation internes aux sujets Data tels que la Data University ou les Data Bootcamps,
Un benchmark des outils de gouvernance des données a été réalisé en fonction des besoins identifiés (Data catalog avec glossaires métier et IT)
Un premier cas d’usage de la gouvernance des données sur les DataHub a été proposé
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Dans une société de service, issue de la fusion de deux entreprises, Rhapsodies Conseil est intervenu pour accompagner la transformation digitale au sens large, pour les clients (croissance et qualité de l’offre de services) et pour les collaborateurs (développement des usages). C’est un changement d’échelle que souhaitait opérer la société, vers un business model plus ambitieux, plus performant, plus industrialisé.
Solution
Nous avons engagé une série de travaux en parallèle pour structurer un « plan de transformation du SI » et un « bureau des projets » et convaincre les directions métiers de déléguer le pilotage de leur SI et de leurs projets. Ces travaux ont été réalisés à l’occasion de l’élaboration de la roadmap 2020, qui fut l’occasion d’un travail poussé de mise en cohérence et d’échanges conclu par une revue devant la Direction Générale, sponsor de la démarche.
Bénéfices
Une Vision SI cible à 3 ans (basée sur l’étude de l’existant, les besoins des directions et de la stratégie de l’entreprise) avec des systèmes d’information optimisés et rationalisés ;
Un portefeuille des projets (existants et nouveaux) structuré, partagé et validé au niveau du CODIR ;
Une gouvernance des projets (processus, reporting, instances et arbitrages) ;
Un coaching des directeurs métier et des chefs de projet métier et IT pour s’approprier la démarche ;
Un accompagnement des projets principaux sur leurs phases clés (business case, cadrage, choix de solution, conduite du changement).
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Rhapsodies Conseil est intervenue auprès de la direction d’un programme de refonte d’une plateforme des Paiements. La réalisation de cette plateforme dans le cadre d’un partenariat à quatre a nécessité un effort de coordination impliquant un nombre élevé de parties prenantes.
En parallèle de la construction de la plateforme, d’autres programmes de refonte ou de développement avaient cours. Pour la réussite du programme, la coordination des adhérences et la mise en place de solution de collaboration avec ces travaux connexes étaient nécessaires.
Solution
Au sein du bureau PMO directement rattaché à la direction du programme, nous avons organisé une activité de coordination des programmes pour traiter les adhérences fonctionnelles et applicatives qui pouvaient impacter les développements en termes de solution, mais aussi de dépendances calendaires des livraisons.
La mobilisation des collaborateurs d’une équipe aussi importante et distribuée sur le territoire a été portée par la tenue d’assemblées plénières, faisant suite aux comités de direction. Elles étaient animées en simultané sur 4 sites et réunissaient jusqu’à 80 personnes.
Enfin pour préparer l’activité de RUN de la plateforme, une analyse des risques avait mis à jour le besoin d’une solution outillée pour faciliter la gestion des évolutions fonctionnelles qui soit commune et confidentielle vis-à-vis des différents partenaires.
Bénéfices
La coordination des adhérences mise en place très tôt dans le programme a permis de mettre à jour de nombreuses adhérences à prendre en charge, lors de la conception avec l’éditeur. Cette activité à pu à maintes reprises permettre d’anticiper les impacts sur les planning de livraisons des programmes concernés.
La tenue des plénières en redescente directe des instances de la gouvernance du programme a servi la confiance, la cohésion et l’expression de marques de reconnaissance à tous les participants directs et contributeurs.
L’industrialisation du processus de gestion des demandes d’évolution à permis de gagner en qualité et en réactivité dans l’instruction des sujet
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Intervention au sein d’une filiale d’un grand groupe bancaire dédiée aux métiers du crédit inter-entreprises mais aussi de factor universel pour toutes tailles d’entreprises. Son SI a été bâti progressivement sur 10 ans et de manière pragmatique pour exploiter les « opportunités business ». Rhapsodies Conseil a élaboré un SDSI afin de l’aider dans l’orientation et l’évolution à moyen terme de son SI.
Missions
Gouvernance de l’Architecture SI:
Rédaction d’une charte de l’architecture simple décrivant les rôles et responsabilités des acteurs de l’architecture ainsi que des autres parties prenantes du cycle de vie du SI
Définition d’une démarche d’architecture d’accompagnement des projets en adéquation avec démarche (cycle de vie) projet & Description de modèles documentaires
Accompagnement des projets métier et des équipes projet durant le cycle de vie projet:
Positionnement de catalyseur et de courroie de transmission entre les parties prenantes des projets métier (MOA / MOE / Sécurité / Infrastructure / Production)
Participation aux ateliers de recueil des besoins / Analyse & préconisations
Définition de l’architecture fonctionnelle, applicative et du schéma d’intégration
Accompagnement sur les sujets d’architecture technique & infrastructure (hébergement Cloud)
Accompagnement des projets / pôles techniques transverses:
Accompagnement architecture sur les projets échanges, supervision, éditique, dématérialisation, …
Définition d’une gouvernance des nouvelles briques transverses du SI (DataStage, Documentum, Sentinel)
Accompagnement à la montée en charge du nouveau pôle d’Architecture
Bénéfices
Une approche pragmatique et alignée sur les pratiques existantes du client afin de créer une rupture progressive vers les bonnes pratiques d’Architecture.
Une intégration rapide dans la DSI et l’environnement opérationnel de chaque projet avec un résultat efficace, visible et compréhensible de tous.
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