Pilotage et coordination d’un projet transverse (3 partenaires) : espace digital dossiers successions assurance vie
Contexte
Une société d’Assurance Vie assure aussi un rôle d’intermédiation, d’animation et de développement de l’activité Assurance Vie et prévoyance vis-à-vis de son réseaux de partenaires. La Direction des Projets est en charge du Pilotage et de la Coordination de ces Projets transverses entre Assureurs et Distributeurs. L’un des projets stratégique a pour objectif la mise en place d’un espace digital destiné aux bénéficiaires de contrats d’Assurance Vie.
Solution
Ce projet étant le premier projet transverse, nous avons mis en œuvre une démarche de pilotage et de coordination transverse (organisation, gouvernance, méthodologie et boîte à outils) :
Assurer un rôle de médiation entre les multiples entités du groupe (8 entités) et des départements associés sur des sites distants.
Porter le projet au niveau des instances décisionnaires du groupe.
Identifier et gérer les adhérences avec les autres projets du groupe.
Identifier les risques et proposer des actions de remédiation.
Nous avons assuré le pilotage et la coordination du projet depuis la phase de lancement jusqu’au passage au mode « Run » post-déploiement généralisé :
Définir des processus cible communs aux assureurs et distributeurs.
Identifier des axes d’amélioration et d’harmonisation au niveau des processus métier des assureurs.
Planifier les ateliers métiers avec de multiples acteurs possédant des expertises diverses (métiers de l’Assurance Vie, juridique, conformité, IT, etc.).
Bénéfices
Affirmer le positionnement de notre client sur les projets transverses au sein du groupe et avec ses partenaires.
Respect des objectifs et des enjeux du projet : importance de la qualité de la solution livrée aux distributeurs, enjeux forts d’harmonisation.
Mobilisation des acteurs du projet et décloisonnement entre les services et travail collaboratif en mode projet.
Coaching et montée en compétences de l’équipe projet interne.
Processus harmonisés pour les assureurs et les distributeurs du groupe afin d’améliorer l’expérience client et simplifier le travail du réseau commercial.
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Un leader européen de l’assurance déploie la méthode de mesure de la valeur des données de rhapsodies conseil
A l’heure où la Data transforme le métier de l’assurance, ce leader de l’assurance et des services financiers, s’appuie sur la méthodologie Data de Rhapsodies Conseil, cabinet indépendant de conseil en management. Cette méthodologie est utilisée au sein des filiales de l’assureur dans une optique de valorisation des données visant le cadrage des investissements. Elle permet d’identifier les domaines de Data les plus opportuns pour générer des bénéfices mais aussi mettre en perspective les lacunes.
La stratégie de valorisation de la donnée
Parce que la transformation digitale est une lame de fond, ce leader européen de l’assurance y investit toutes les ressources nécessaires et accorde une place hautement stratégique aux sujets Data. Valoriser la donnée s’impose ainsi comme un enjeu clé pour analyser et prioriser ce qui va générer du bénéfice. C’est à ce titre qu’est utilisée « Augmentez la valeur de vos données ! », la méthodologie de Rhapsodies Conseil qui vise à orienter la stratégie Data et à définir les investissements nécessaires à la conduite des travaux de qualité de données. L’objectif : faire de la valeur de la Data le fil directeur stratégique pour répondre aux usages métier et apporter une forte valeur ajoutée à l’entreprise. Cette valeur ajoutée peut notamment permettre de d’accélerer la croissance commerciale, d’améliorer les profits, de faire des économies ou encore d’améliorer la productivité des équipes.
Pour le Chief Data Officer d’une des filiales de cet assureur :
De cette méthodologie, notre groupe tire à ce jour de nombreux bénéfices notamment en matière d’efficacité, à commencer par l’amélioration des processus ou encore la gestion des sinistres. Tout particulièrement sur nos marchés émergents, nous constatons que la maîtrise de la donnée améliore considérablement la relation client et in fine la fidélisation des clients. Cela permet d’ailleurs de faire le lien entre la donnée et la valorisation financière. En somme, c’est sur l’ensemble de ses sujets ‘core business’ que ce travail sur la donnée prend tout son sens.
Pour Albert Bendayan, Leader Transformation Data de Rhapsodies Conseil :
Voir notre méthode appliquée au sein d’un groupe tel que ce leader européen de l’assurance est une réelle fierté et la preuve tangible que notre vision de la valorisation Data trouve écho et résonne chez nos clients. C’est également révélateur d’une transformation digitale en ordre de marche où la Data est intrinsèquement devenue un acteur central de notre quotidien et de celui des entreprises et organisations.
Application de la méthodologie data de rhapsodies conseil au sein du groupe européen d’assurance
Le groupe est organisé en différents marchés : la France, l’Europe, l’Asie et l’International New Market et chacun dispose de sa propre gouvernance. La méthodologie Data de Rhapsodies Conseil est adaptée aux besoins de chaque pays et au degré de maturité des différents marchés, qu’ils soient émergents ou matures, et qu’elles que soient les problématiques, les budgets, les contextes et les challenges. Rhapsodies Conseil intervient aux côtés du groupe sur plusieurs thématiques Data afin de définir des approches, des principes et des bonnes pratiques, agissant comme accélérateurs pour aider les différentes filiales du groupe. Les dirigeants locaux sont donc les premiers utilisateurs de la méthodologie qui est aujourd’hui particulièrement employée au Mexique, en Colombie et dans plusieurs pays du Golfe Persique.
Dans les entités émergentes les dirigeants locaux font face à des défis de taille : générer de la profitabilité dans des marchés complexes, où ils n’ont pas tout le temps, la latitude budgétaire et les capacités technologiques pour pouvoir être réactifs. Ils doivent donc effectuer des investissements mesurés sur le digital, la Data, l’IT,… et assurer un ROI rapide et important.?» précise le Chief Data Officer.
Ce leader européen de l’assurance a orienté son approche Data sur la partie stratégique qu’est la valorisation financière : c’est pour eux le levier principal et les bénéfices sont d’ores et déjà palpables. Fort de ce succès, le groupe a pour objectif en 2020 de continuer à appliquer cette méthode et de la promouvoir auprès de l’ensemble des parties prenantes, pour qu’elle soit partagée avec les autres entités du groupe.
Dans une collectivité, afin d’améliorer la gestion financière des aides sociales, un grand projet de transformation est décidé : il s’agit de faire en sorte que la collectivité n’est plus à jouer le rôle de trésorier par rapport à ses autres partenaires. Des dizaines de millions d’euros sont en jeu. Le projet est complexe sous tous ses aspects :
Il a des impacts sociaux importants pour les usagers des aides sociales, et sur le plan politique ;
Il impacte plusieurs partenaires sociaux, intervenant dans le processus, et qui doivent s’accorder ;
Il comporte aussi un volet technologique pointu, portant sur l’évolution / le remplacement des outils informatiques existants.
Solution
Compte tenu des enjeux conjoints, un cadrage préalable et réussi est une condition sine qua none pour maîtriser la complexité, et traiter sur un même plan et dès le début : la transformation « technique » (pratiques, processus et outils) et la conduite du changement (mobilisation, implication des différentes parties prenantes). C’est souvent une erreur que l’on fait dans les projets complexes, de ne se concentrer que sur la transformation technique.
Bénéfices
Une médiation entre les décideurs et les parties prenantes du sujet, pour définir ce sur quoi l’on peut travailler et ce qui est « non négociable » ;
Une démarche en ateliers, permettant notamment de se pencher sur les divergences, pour les résoudre ;
La définition d’une cible complète (organisation, SI, processus, etc.) et l’identification des impacts au plus tôt (image, communication, juridique, etc.).
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Cette société de gestion d’actifs présente en France, Allemagne, Espagne, Italie et Angleterre, a souhaité faire appel à nos services pour l’aider à mettre en place toutes les briques obligatoires de sa mise en conformité RGPD, en assistance et en complémentarité du Data Protection Officer (DPO).
Notre valeur
Après une qualification du niveau de maturité pour dimensionner au plus juste notre intervention, nous avons pu structurer et mettre en œuvre de manière itérative et non-invasive les éléments clefs de la conformité au Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles, à savoir :
le Registre des traitements de données personnelles,
les Notices d’informations aux personnes concernées,
les Procédures internes d’exercice des droits des personnes,
une méthodologie d’analyse d’impact adaptée à leur contexte,
le Registre des violations de données personnelles,
etc.
Au-delà de l’aspect documentaire de la mise en conformité RGPD, nous avons également conçu des modules de formation spécifiques pour les salariés et les responsables de traitements de données personnelles. Ces formations sur-mesure ont été intégrées dans les plans de formation des salariés concernés.
Nous les avons également assistés de manière régulière et rapprochée pour la complétion du registre des traitements et des analyses d’impact nécessaires.
Toutes nos actions ont été réalisées en partenariat avec le DPO, la Direction du Juridique et des Risques, ainsi que la DSI pour la partie sécurité des données.
Bénéfices
A l’issue de notre intervention, notre client est autonome et dispose de tout le nécessaire pour démontrer à chaque instant la mise en conformité RGPD de son organisation et répondre aux demandes de ses clients et salariés, ainsi qu’aux autorités de contrôle.
Également, en cas de situation de crise (perte de données personnelles, vol…), il est en mesure d’activer rapidement les leviers internes nécessaires pour alerter, corriger puis améliorer la protection des données personnelles qui lui sont confiées
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Pour cet acteur du secteur public, la mise en conformité RGPD a fait apparaître un manque évident de connaissance et de maîtrise des données. Afin d’y pallier, une initiative a été définie par le COMEX autour de 3 thèmes clefs : mettre en place la gouvernance des données, diffuser une culture de la gestion des données et définir les principes d’architecture pour soutenir l’utilisation des données de façon partagée.
Notre valeur
Notre approche par « Produits » nous a permis d’apporter, dès le démarrage de la mission, des contenus prêts à l’emploi et de co-construire avec les collaborateurs une politique, un outillage et une culture de la gestion des données pragmatiques qui répondent aux enjeux et aux besoins des métiers.
Nous avons donc accompagné le Groupe dans cette (re)prise de contrôle des données sur trois axes :
Le premier a été de construire une politique de gestion des données simple et fluide qui réponde au cadre réglementaire et qui développe l’accès, le partage et la maîtrise des données entre les entités.
Pour cela nous avons co-construit lors d’ateliers de travail un modèle opérationnel de gouvernance des données avec des fiches pratiques qui synthétisent les processus, rôles, responsabilités, instances et outils nécessaires.
Le second axe fut de déterminer les principes de l’architecture pour mettre en oeuvre la gouvernance des données et ainsi mettre en place des référentiels de données au sein du système d’information.
Pour cela nous avons cadré avec les collaborateurs les principes fonctionnels et non fonctionnels de l’architecture, les modèles de données et la démarche de mise en oeuvre.
Enfin nous avons travaillé à développer une culture de gestion des données qui valorise et qui protège les données au quotidien en sensibilisant les collaborateurs du Groupe.
Nous avons procédé à un état des lieux avec notre matrice de maturité de la culture de gestion des données et co-bâti un plan d’action pour la développer au sein du Groupe.
Bénéfices
Adopter une collaboration participative avec le Groupe nous a permis de couvrir tous les besoins et de faire les ajustements nécessaires pour réaliser la meilleure mission pour notre client.
Notre objectif de rendre autonome le Groupe sur la gouvernance des données a été atteint en leur mettant à disposition les outils, les méthodes et les pratiques pour mener à bien ces activités de gouvernance de façon durable. Le Groupe peut désormais étendre la gouvernance à de nouveaux périmètres de données.
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Ce Groupe international spécialisé dans la fabrication et la distribution de vins et spiritueux a entamé en 2020 une profonde transformation digitale de son modèle opérationnel, impactant à la fois ses activités en filiales et ses entités centrales. Il est rapidement apparu qu’un des facteurs clés de succès de cette transformation serait la maîtrise du patrimoine de données à l’échelle du Groupe. Or, aucune activité de gouvernance des données transverse n’existait, limitant fortement le potentiel et la pérennité des projets digitaux engagés.
C’est dans ce contexte que nous sommes intervenus au sein de l’entité “Excellence Data” nouvellement créée, faisant le pont entre la DSI, les Programmes Digitaux côté Métiers ainsi que les filiales en région afin d’en définir le mandat et la raison d’être.
Notre valeur
Notre expertise à la fois en organisations data-driven et en gouvernance des données a permis de rapidement définir le mandat de cette nouvelle équipe autour des sujets de gouvernance et de maîtrise du patrimoine de données : la connaissance des données clefs, la définition d’un modèle opérationnel orienté projets en partenariat avec les équipes Digital et IT, les premières méthodes, ainsi que les jalons d’une trajectoire outillage issus du recueil des enjeux et des besoins.
De plus, par nos nombreuses actions de communication (workshops, interventions en Data Days, rédactions d’articles pour une newsletter, etc.) auprès des entités, nous avons contribué à créer une communauté d’intérêt autour de l’activité de gouvernance des données, et ceci à l’échelle du Groupe.
Bénéfices
Partant quasiment d’une feuille blanche, nous avons su accompagner notre client à définir son périmètre d’activité autour de la gouvernance des données :
Le mandat de l’équipe et un premier positionnement ont été formalisés et présentés en CODIR,
Les jalons de sa feuille de route ont été détaillés et mis en trajectoire, en partenariat avec les équipes existantes et le plan programme global afin d’être pleinement intégré au run,
L’équipe est connue des nombreuses entités du Groupe, et est un contributeur actif des dispositifs de formation et de sensibilisation internes aux sujets Data tels que la Data University ou les Data Bootcamps,
Un benchmark des outils de gouvernance des données a été réalisé en fonction des besoins identifiés (Data catalog avec glossaires métier et IT)
Un premier cas d’usage de la gouvernance des données sur les DataHub a été proposé
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