Budgets glissants : Comment piloter en période de vents forts ?

29 juillet 2020

– 4 min de lecture

Alain Guinoiseau

Directeur Administratif et Financier

La survenance d’événements imprévus, de périodes de crises avec des temps d’impacts très rapides met à mal les méthodes de prévisions et pilotages traditionnels.

Dans beaucoup de secteurs, le temps et l’énergie consacrés au processus budgétaire classique ont été évalués et remis en cause pour des raisons d’efficacité. Ils sont remplacés aujourd’hui par des process plus court dont l’objectif est avant tout de pouvoir s’adapter à un nombre grandissant d’hypothèses, elles-mêmes fréquemment réévaluées.

Rrolling forecast, rolling budget, continuous budget, perpetual budget, …

Autant d’appellations Anglo-saxonnes pour nommer une nouvelle approche d’anticipation et définition des trajectoires et d’objectifs. Dans des contextes plus incertains, il est nécessaire de gagner en agilité et en efficacité, grâce à des prévisions glissantes sur des périodes plus courtes, mais avec un horizon plus lointain que le traditionnel budget annuel.

La révision régulière permet d’intégrer des données récentes prenant en compte les derniers événements. Elle appréhende mieux la réalité du moment, et facilite la prise de décision.

Chez Rhapsodies Conseil, dans le cadre de notre transformation interne, nous l’avons intégrée dans un processus de revues stratégiques trimestrielles. Chaque « Team Leader », responsable d’une expertise et de son équipe associée, présente ses prévisions glissantes sans se focaliser sur la fin de l’année comptable.

L’intérêt est de ne plus s’attarder sur une multitude de détails et de raisonner sur plusieurs scénarios avec les plans d’actions et mesures associées.

La combinaison avec une approche produits permet par ailleurs de décliner la vision stratégique de manière très opérationnelle : lancement d’une nouvelle offre, approche d’une nouvelle typologie de clientèle, retrait sur un périmètre en déclin sont autant de situations plus rapidement appréhendées dans un cadre de révisions périodiques et prévisions glissantes.

Aller à l’essentiel et se libérer d’une forte pression

L’autre intérêt est d’éviter les effets comportementaux des gestions budgétaires traditionnelles. La pression forte sur un exercice engageant sur une longue période, la démotivation lors de contexte de budgets trop « imposés » par l’organisation hiérarchique ont fait l’objet de nombreuses publications. Sans oublier les « biais budgétaires » : sous- estimation des objectifs, survalorisation des ressources, qui ont souvent généré incompréhension et frustration lors des fameux processus budgétaires.

Comme dans toute démarche, il est nécessaire de rester vigilant face à de potentielles dérives.
Ainsi il est indispensable de définir clairement le processus, les attendus, les supports et de ne pas chercher à aller vers trop de granularité.

Se concentrer sur quelques indicateurs clés

L’exercice, répété plusieurs fois dans l’année, doit être simple, rapide et basé sur des indicateurs ciblés afin d’éviter que les équipes ne se perdent dans des évaluations détaillées superflues.
La prévision peut être combinée avec une approche OKR* où le suivi de quelques indicateurs permettront d’affiner l’analyse des tendances.
Cette combinaison permet de motiver les équipes et de stimuler l’ambition en maintenant une cohérence avec la vision stratégique.

Pour être efficace, les indicateurs doivent être déterminés en fonction du contexte et des enjeux.Par exemple le nombre de nouveaux clients sur un périmètre donné, des indicateurs de notoriété, de développement de compétence, de satisfaction des collaborateurs ou des clients permettent d’illustrer de manière très opérationnelle les leviers clés d’une ambition stratégique en complément des traditionnels indicateurs financiers ou sociaux.

Adapter l’organisation et la préparation

Cette approche nécessite une bonne organisation en amont. Elle est plus efficace dans une démarche collaborative avec un bon niveau de délégation et d’échange au sein des équipes. L’intégration d’outils d’automatisation peut être également un plus.
Le point de vigilance est d’éviter que chaque revue soit perçue comme un travail titanesque a répéter régulièrement dont les équipes ne verraient jamais le bout.

Ainsi chez Rhapsodies Conseil nous évaluons et communiquons sur la charge préparatoire tout en limitant au maximum les éléments de présentation.

Le contexte de crise que nous connaissons démontre la complexification du pilotage financier des entreprises. La brutalité dans l’évolution de l’environnement, illustrée dans notre secteur d’activité par des annulations de prestations clients tardives, la nécessité de rassurer les salariés, partenaires et actionnaires face à de tels imprévus, impliquent un pilotage réactif avec une vision précise des impacts court et moyen termes.

L’image des conditions météorologiques difficiles dans un contexte de navigation, évoquée dans le titre de cette publication, illustre la nécessité de décisions rapides basées sur des indicateurs performants tout en gardant la vision moyen et long terme du cap et des jalons.

Notre conviction est que cette démarche permet de gagner en réactivité et souplesse. Combien de budget 2020 « classiques » n’ont plus aucun sens aujourd’hui ?

Cette approche, par une stimulation des différents contributeurs, permet une intégration naturelle de nouveaux scénarios en gardant le cap initial ou en le faisant évoluer.

*Objectives and key results