Location de matériel informatique : bonne ou mauvaise idée ?

22 juillet 2019

– Lecture de 3 min

Agnès Alamo-Bensaïd

Le leasing, ou location de matériel informatique représente un marché de près de trois milliards d’euros en France. La location est-elle bien la solution souple et idéale décrite dans de nombreux articles de presse ou un engagement économique à long terme avec des coûts cachés difficiles à tracer ? Tout dépend des objectifs de l’entreprise et d’une bonne négociation du contrat avec le leaser.

A première vue la location de matériel semble une solution souple pour renouveler son matériel informatique. Les entreprises françaises y recourent d’ailleurs massivement puisqu’elles ont consacré plus de 3 milliards d’euros en 2018 dans la location de serveurs, de machines bureautiques, de smartphones… (Source ASF : Association Française des Sociétés Financières). L’idée est de disposer rapidement de matériel sans investissements financiers importants et avec des coûts maîtrisés.

Mais est-ce toujours le bon calcul ? Tout dépend…

Il faut comprendre que le matériel est d’abord acheté par le loueur. Il transforme alors son achat en location et dans le package du leasing, le loueur inclut des services complémentaires comme la reprise du matériel en fin de location, son suivi, son recyclage… Pendant la période de location, il devra donc à la fois se rembourser du coût du matériel et se rémunérer pour les services ajoutés.

Comment s’effectue le calcul du coefficient de location ? Qui détermine les versements ?

D’abord le loueur doit se rembourser.

Les entreprises sont redevables de l’ensemble des loyers prévus pour arriver à un équilibre. Quoiqu’il arrive au matériel, obsolète ou opérationnel, utilisé ou en dépannage, gardé ou rendu, … : l’entreprise paiera la totalité des mensualités.

Le coût de location mensuel = coefficient de location mensuel (indiqué dans le contrat et fixe sur la durée contrat) * coût d’acquisition

Le coefficient de location dépend des taux d’emprunt sur les marchés financiers au moment où le matériel est acheté, et en ce moment les taux sont très bas. Dans ce cas, certains leasers n’hésitent pas à annoncer que la location coûte le même prix que l’acquisition en fonds propres : la somme des loyers est quasi égale au coût d’acquisition.

Evidemment, il y a d’autres paramètres…

Redevance de mise à disposition

Il semble aussi intéressant de s’arrêter sur « l’avant » et « l’après » contrat, où se cachent parfois quelques surprises.

Le contrat de location démarre à une date précise, et il peut s’écouler plusieurs semaines avant que le contrat ne prenne effet, les besoins de matériel n’attendant pas. Dans, ce cas, le loueur met à disposition les machines qui entreront dans le contrat de location par la suite.

Attention, le loueur applique alors une « redevance de mise à disposition ». Cette redevance peut être complètement différente du « coefficient de location » annoncé lors du contrat, car le leaser fera payer des intérêts supplémentaires pour la mise à disposition du matériel avant le démarrage du leasing.

Gérer la fin de contrat

A l’issue de la période de leasing, comme le matériel appartient au loueur et non à l’entreprise, celui-ci doit le récupérer. C’est lui et lui seul, qui revendra le matériel à un « broker » sur la base d’une côte du matériel d’occasion. Sa valeur peut varier selon de multiples critères et oscille entre 10 et 20% de la valeur du neuf et constitue une bonne partie de la marge du loueur.

Pour un matériel coûtant 100 euros, le loueur encaissera 100 euros de loyer plus 10 à 20 euros liés à la revente du matériel au broker.

Si l’entreprise décide de garder le matériel au-delà de la période initiale prévue par le contrat, le loueur devra compenser la perte de la revente en facturant des loyers supplémentaires selon des conditions particulières. Pour l’entreprise, il faut donc vérifier que la location de la machine ne coûtera pas beaucoup plus chère que sa valeur d’achat, le « coût de prolongation » s’additionnant bien entendu au montant de la location initiale.

Bien négocier son taux de non-restitution

Dans toutes les grandes entreprises, une partie du matériel loué est « perdu » remisé dans des placards, cassé, donné à des collaborateurs au moment de leur départ… Or, les machines n’appartiennent pas à l’entreprise et doivent être rendues au loueur à la fin du contrat. Il est donc important de négocier, dès le début du contrat, un « taux de non-restitution ». pour couvrir les cas de matériel cassé, perdu, etc…

Les grands comptes, par exemple, ne gèrent pas les écrans, les claviers ou les souris, qui constituent une part significative des coûts des matériels. Leur non-restitution au-delà du taux prévu dans le contrat peut entraîner des frais supplémentaires non négligeables.

Conclusion

Il est donc courant à l’issue du contrat de constater un taux de location annuel plus proche des 6% que des 0% annoncés.

Finalement, la location de matériel informatique peut avoir des avantages parce qu’elle est plus facile à obtenir que les emprunts, qu’elle offre des services de recyclage de matériel, et que les coûts mensuels sont faciles à suivre et à maîtriser.

Il faut cependant retenir que le matériel n’appartiendra jamais à l’entreprise même à l’issue du contrat, que les services se paient et que les coûts peuvent vite augmenter si le parc locatif n’est pas bien géré.

Dans tous les cas, il vaut mieux prendre le temps pour négocier l’ensemble des éléments du contrat et donc pas seulement le taux de location en tenant compte des besoins, des processus de l’entreprise, de la maturité et de la rigueur de la gestion de parc afin d’éviter les mauvaises surprises.

Et vous, quel regard portez-vous sur le leasing ?