Le triptyque Big Data, Data Science, Data Lake a fait naître l’espérance de nouveaux débouchés pour l’entreprise, basés sur une meilleure exploitation de la valeur supposée des données. Ce nouvel eldorado inspiré par des technologies créées par les GAFA est souvent perçu comme une solution purement technique. Il apparaît pourtant nécessaire d’aborder les apports essentiels de l’architecture d’entreprise dans la valorisation et le succès d’un Data Lake à travers trois chapitres distincts :
L’activité urbanisation des systèmes d’information qui permet d’anticiper la place que le Data Lake occupera dans le « paysage applicatif » et dans l’organisation du système d’information.
L’activité modélisation de données et mise en place de référentiels afin de garder le contrôle de son Data Lake et empêcher la transformation du lac (Data Lake) en marais (Data Swamp).
L’activité pilotage du changement centré sur les données et les usages, pour être en capacité de transformer les futures idées innovantes issues de votre Data Lake en avantages compétitifs réels pour l’organisation.
En effet, si le Data Lake démonte techniquement les silos de données et ouvre la porte à des analyses globales et instantanées qui étaient inaccessibles jusque-là, il ne permet pas de disposer automatiquement d’une avance sur ses concurrents.
Chacun des chapitres qui suivent rappelle que le décloisonnement de la donnée n’est utile qu’à condition de faire évoluer en conséquence son système d’information et son organisation. Non par une démarche dogmatique qui imposerait un cadre, mais par une concertation autour des mutations à venir de l’organisation.
Si la résistance au changement, celle qui annihile les bonnes intentions, terrasse votre initiative de Data Lake, c’est probablement que certains des points qui suivent ont été sous-estimés.
Urbanisation : la place du big data dans la big picture
Si l’on s’en tient à une définition technique du Data Lake – un espace de stockage de données brutes à partir desquelles les Data Scientists effectuent des analyses pertinentes – la stratégie d’adoption est souvent la même. Un environnement moderne d’analyse est créé et un espace de stockage y est adjoint. Il s’ensuit une alimentation progressive en flux de données. Comme un POC qui ne dirait pas son nom. Cela ne permet aucune démarche d’urbanisation et n’embarque aucune réflexion sur les enjeux de l’industrialisation future. Pourtant, les sujets sont nombreux et porteurs d’enjeux forts.
Types d’utilisations et qualité des données
Un Data Scientist utilise toutes les données pour ses expérimentations, mêmes les erronées et les « incertaines ». Un responsable produit veut des données consolidées et visualisables quotidiennement. Un Marketing veut de la segmentation à la volée pour proposer les meilleurs produits. Les commerciaux sont sensibles au « time-to-market », de l’idée à son exploitation commerciale. Sans parler des préoccupations du RSSI, du DPO, du management, du DSI, du DAF, des partenaires…
Ces différents modes de fonctionnement évoluent dans le temps et définissent des séparations logiques dans le Data Lake. Non pas des silos, mais des contraintes d’utilisations qu’un Data Lake n’embarque pas par défaut, et qui nécessitent une certaine maturité dans l’urbanisation du Data Lake. Le Data Lake n’est pas un COTS – un produit informatique standard « vendu sur étagère ». Définir un écosystème est nécessaire pour découpler ces utilisations. Echanges de flux, orchestration des processus, supervision, autorisations d’accès, tout cela est nécessaire pour que le Data Lake évolue en phase avec le reste du SI.
Processus de collecte
En rapatriant toutes les données brutes dans le Data Lake, l’industrialisation des collectes de données ne peut pas faire l’économie d’une réflexion globale sur les qualités prioritaires attendues des échanges et de l’urbanisation qui en découle. Et toutes les entreprises n’auront pas les mêmes contraintes. Un opérateur de téléphonie peut générer un million de données par seconde de mille sources différentes, dont certaines sont soumises à des obligations légales de traçabilité et d’autres à des obligations comptables. Une petite mutuelle génèrera péniblement cinq mille données par jour, mais certaines seront des données de santé sensibles. D’autres auront leurs données dans des progiciels, dont certains en mode SaaS. D’autres encore exploiteront les données de partenaires de fiabilités variables. Des entreprises au SI de plus de trente ans passeront par des couches d’encapsulation de leur mainframe. Et toutes ces contraintes peuvent se combiner. Une logique urbanisée est vitale.
Sécurité des données
Le Data Lake a aussi pour vocation de faire circuler une part très importante des données de l’entreprise pour des usages dont le nombre, la nature et les utilisateurs finaux seront amenés à évoluer. Cela ne peut pas se faire sans une automatisation de la traçabilité, de la supervision et de la sécurisation des échanges et du stockage. C’est même bien souvent une obligation légale (RGPD, données de santé, Sarbanes-Oxley…).
La gestion des identités et des accès (IAM), l’API Management, leur intégration avec les données sensibles ou réglementées sont des sujets que l’architecture d’entreprise et le RSSI doivent orchestrer.
Quels modules dans l’écosystème data lake ?
D’autres éléments structurants de votre SI doivent être pris en compte dans l’urbanisation du Data Lake :
Le « catalogue des données », les référentiels associés et leurs cycles de vie,
L’orchestration des processus entourant la gestion des créations, évolutions ou disparitions des sources et destinations,
Le transport physique des données, la gestion de l’intégrité et de l’unicité des transactions, la reprise sur erreur…
La normalisation des données doit retrouver sa place autour d’un Data Lake qui favorise la donnée brute d’origine. La repousser en aval dans la chaîne de traitement ou faire cohabiter anciennes et nouvelles chaînes en parallèle, les choix dépendent des contraintes et attentes.
Chaque SI étant spécifique, cette liste est loin d’être exhaustive.
Se lancer dans la constitution d’un Data Lake sans faire le point sur les impacts, les contraintes et les opportunités mène généralement à une mauvaise adéquation par rapport aux enjeux stratégiques et aux besoins pressentis. Qui d’autre que l’architecte d’entreprise pour donner le recul nécessaire à la définition de la solution de bout-en-bout qui correspond à vos impératifs ?
Référentiels : connais-toi toi-même
Le principal avantage du Data Lake est aussi son principal inconvénient : il casse les silos de données en acceptant n’importe quelle donnée sans surveillance ni gouvernance. Or, il est bien hasardeux, en ces temps de RGPD, de laisser accéder n’importe qui à n’importe quelle donnée.
Autant il est facile de déverser en vrac des données non-dénaturées dans une couche persistante accessible par des personnes autorisées (le Data Lake dans sa forme épurée), autant se passer de référentiels qui permettent la mesure de la valeur des différentes sources de données fait perdre la maitrise du contenu du Data Lake et de tous ses usages possibles.
Les référentiels sont principalement des données de référence sur les données, des métadonnées. Savoir quelle donnée est disponible dans quelle source. Discriminer les données de référence, les données opérationnelles et les données d’exploitation. Connaître les fréquences de rafraîchissement, les versions disponibles, les responsables, la classification, les moyens de les visualiser.
L’utilisation qui en est faite dans le Data Lake est également un élément essentiel pour éviter la création de « silos logiques » venant remplacer les « silos physiques ». Le référentiel peut permettre de connaître le responsable des autorisations d’accès, l’endroit où elle est utilisée, son usage dans des expérimentations, des processus ou des rapports, les référents techniques, fonctionnels ou Métiers…
Si une donnée se trouve dans plusieurs sources, il faut savoir quelle source fait référence (« golden source »), les applications possédant une copie locale, celles pouvant mettre à jour la référence et les règles de propagation des modifications dans le SI, les mécanismes détectant et remédiant les inconsistances entre sources…
Il n’est pas possible de lister ici toutes les informations qui, dans un contexte ou un autre, peuvent être pertinentes. Mais c’est bien l’architecture d’entreprise qui définit le périmètre et les limites de cette gouvernance des données.
Cette gouvernance doit faire en sorte que l’utilisation des données ne reflète pas les anciens silos techniques. Elle permet aussi de faire contribuer les experts Métiers, fonctionnels et techniques sur la façon d’utiliser ces données qu’ils connaissent bien. Leur engagement et leur implication participent grandement du décloisonnement.
La technologie Data Lake pourrait permettre d’accepter n’importe quelle donnée sans surveillance ni gouvernance. Mais les organisations qui ont profité de cette possibilité de ne plus surveiller, ni mettre en place une gouvernance se sont retrouvés avec un Data Swamp dont la gestion est plus complexe, les bénéfices plus aléatoires et les risques opérationnels sans commune mesure avec ceux d’un Data Lake sous le contrôle des architectes d’entreprise.
Transformation continue et pilotage par la donnée
Commencer par aligner dans les deux sens
On se prive d’opportunités lorsque l’alignement entre le système d’information et les Métiers se fait toujours au détriment du SI. La complexité technique invisible aux demandeurs d’évolutions et la difficulté de rendre le SI adaptable aux exigences imprévues, rendent l’alignement difficile.
Dans le cas d’un Data Lake, lorsque différents acteurs Métiers accèdent au catalogue de données et aux services associés, le Métier s’aligne de lui-même sur ce que le SI lui rend disponible. En ouvrant son catalogue et en étant capable d’afficher ce qu’il est techniquement possible de fournir, le SI rationalise les exigences du Métier. Il le doit au socle urbanisé qui assure la maîtrise technique des flux et à la gouvernance pour la maîtrise fonctionnelle des données.
Certes, un travail effectué par le SI est toujours nécessaire pour s’aligner sur le besoin. Mais ce besoin sera plus naturellement cadré et les impossibilités techniques seront beaucoup plus rares.
Puis baliser la propagation de l’innovation
De même que le DevOps est le chaînon manquant entre deux mondes aux fonctionnements difficilement compatibles (le développement et l’exploitation), de même, il manque une étape importante entre la Data Science – qui extrait la valeur et valide la pertinence d’une nouvelle utilisation d’un ensemble de données – et le Métier qui attend une mise en production rapide de cette segmentation, cette visualisation ou cette publication.
Votre Data Lake va peut-être vous apporter de nombreuses idées de nouvelles utilisations de votre patrimoine de données. Il est rationnel de mettre en place des processus simples pour l’industrialisation de ces différents types d’utilisations.
Un « DevOps Data » avec des outils plus proches de la gestion de paramétrage que de la gestion d’une intégration continue. Il s’agit moins d’injecter de nouvelles versions applicatives dans le SI que de faire cohabiter des usages à différents degrés de maturation dans le même SI. A partir du Data Lake, il sera permis d’enrichir en continu des API à usages internes ou externes, ou d’automatiser la création de Data Sets pour des besoins de BI et de reporting. Ce DevOps se met en œuvre principalement autour :
D’outils d’orchestration des processus,
D’une bibliothèque extensible de connecteurs,
Du travail algorithmique des Data Scientists,
De la gestion des droits et des accès aux différents services,
D’une gestion des sources, des environnements et des déploiements, plus classiques du DevOps.
De convertisseurs en sortie pour fournir les formats utiles.
L’architecture d’entreprise associée à un Data Lake vous permet de créer du logiciel robuste, professionnel et évolutif sans vous lancer dans des appels d’offres de COTS qui reproduisent prioritairement les besoins du plus grand nombre, et non vos besoins spécifiques. Votre Data Lake devient l’élément central d’un applicatif adressant vos innovations sur-mesure.
Data lake et transformation
Cette évolution continue à l’échelle de l’entreprise fera le succès du Data Lake. Ce changement de paradigme a beau être souvent problématique, la nécessité d’une conduite du changement amenant à une modification de l’organisation est rarement perçue ; alors même que les Data Lake sont issus de GAFA et de startups dont la culture et l’organisation sont souvent à l’opposé des organisations matricielles qui s’emparent actuellement du Big Data et des Data Lake.
Ce mode de fonctionnement va bouleverser des pans entiers de votre organisation, modifier les circuits de décisions, les périmètres de responsabilités, les modes de communications internes et externes, les cycles de vie des produits et services, le contrôle des mises en production. Ces nouveautés sont anxiogènes et vont entraîner des résistances et des stratégies d’évitement.
C’est justement pour adopter plus facilement une démarche transverse affectant aussi bien l’architecture technique, les processus métiers, que l’accompagnement de la transformation de l’organisation, que l’architecture d’entreprise a été créée.
La mise en place d’un Data Lake est un saut dans l’inconnu. L’architecture d’entreprise est votre parachute.
Les APIs sont omniprésentes. Les métiers en demandent car elles promettent les plus belles perspectives commerciales, des effets boules de neige et de la démultiplication de valeur. Les consultants ne jurent que par cette solution. Pas un schéma d’architecture sans que l’API Gateway ne règne en maitresse, ayant comblé le moindre interstice entre les applications et s‘érigeant en barrière impérieuse entre les deux mondes du Legacy et des frontaux Web, chantre et cœur de l’IT bi-modal.
Obnubilé par les promesses de l’API management, la réflexion sur le bien-fondé de l’utilisation d’un échange synchrone est morte née.
Votre direction a donc investi (cher) et la cellule d’architecture applique une stratégie d’API par défaut.
Mais obnubilé par les promesses bien connues de l’API Management, la réflexion sur le bien-fondé de l’utilisation d’un échange synchrone est passée au second plan. Tout comme la SOA avait imposé ses Web-Services pour des raisons de vitesse de propagation, l’API Management assoit sa domination sur sa supériorité technologique pour l’exposition à l’ensemble des partenaires.
Les échanges synchrones n’offrent aucun mécanisme efficient de reprise des erreurs.
On en oublie une caractéristique et une limite intrinsèque à ce type de flux. Les échanges synchrones ne se justifient en effet que quand une réponse (et donc un aller-retour) est nécessaire, et ils imposent en contrepartie un couplage fort entre l’appelant et l’appelé, l’échange ne pouvant pas aboutir si l’appelé n’est pas disponible au moment précis de l’appel. Les échanges synchrones n’offrent ainsi aucun mécanisme efficient de reprise des erreurs techniques (des retry toutes les 5 secondes ? Pendant 1 heure par exemple ? avec de plus en plus de services qui ne répondent plus… ? Autant sortir les arva® et attendre le Saint Bernard).
On tombe ainsi dans des cas où le rejeu devient très gênant et où la responsabilité de ce rejeu est déporté vers l’appelant alors que son message était correctement émis, correctement formaté et qu’il ne tire aucun bénéfice de l’acquittement HTTP qui lui reviendra. On rencontrera particulièrement ce cas sur des appels visant à créer ou modifier des données. Qui est responsable du rejeu d’une fonction POST ou PUT tombée en erreur ? Pour peu que le partenaire appelant soit une application SaaS, un logiciel propriétaire voire pire un partenaire B2B, on se retrouve dans une impasse.
Les échanges asynchrones et leur pattern publish-subscribe apportent par construction une extrême résilience à ce type d’incident en persistant les messages et en laissant les destinataires maitres de leur rythme de consommation. Ajouter à cela la grande facilité de paramétrage d’une nouvelle cible -là ou une plateforme d’API demandera une nouvelle règle de routage- et l’on retrouve pourquoi les solutions asynchrones sont des impératifs d’un SI bien structuré.
Il serait bien trop limitant de se passer d’un portail d’API et de l’accessibilité externe qu’il offre.
Favoriser l’asynchronisme est un bon principe de conception de flux.
Si l’échange est unidirectionnel, que la donnée peut être stockée chez le consommateur et que la fréquence de modification n’est pas trop importante, oubliez le synchronisme, rendez sa liberté au fournisseur d’information et appuyez-vous sur votre MOM ou EAI !
Pour autant il serait bien trop limitant de se passer d’un Portail d’API et de l’accessibilité externe qu’il offre. La facilité d’exposition offerte par ces solutions est sans pareil sur le marché actuel.
Appliquez-vous donc à construire un système hybride. Pensez l’API Gateway, et le package HTTP, REST et JSON comme un connecteur, une porte d’entrée sur votre SI, et débrayez immédiatement derrière sur une solution de bus de messages (MOM ou EAI) dès que cela est sensé.
En cassant la chaine du synchronisme on récupère la souplesse souhaitée, en maintenant la Gateway en frontal on conserve l’ouverture et la facilité d’utilisation.
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Comment les architectes peuvent interagir avec l’agilité ?
Comment les architectes peuvent interagir avec l’agilité ?
Architecture d’entreprise et agilité – chap 4 : comment les architectes d’entreprise peuvent interagir avec l’agilité ?
En tant qu’architecte, quelle posture adopter face à un projet Agile ? Et dans le cadre plus global d’une entreprise Agile, comment est intégrée la notion d’architecture ? Quel rôle est dévolu à la fonction Architecture ?
Les principaux frameworks d’agilité à l’échelle intègrent l’architecture d’entreprise : DAD – Disciplined Agile Delivery-, SAFe – Scaled Agile Framework- et LeSS – Large Scaled Scrum.
Que nous manque-t-il alors pour vraiment travailler ensemble ?
Les architectes et l’agilité se connaissent !
D’un côté, les architectes ont travaillé à l’évolution de leurs pratiques et regardent l’agilité avec intérêt depuis plusieurs années déjà : article de 2008, article de 2010, conférence de l’Agile Tour en 2011, etc… Ils ont inventé la « Continuous Architecture »
La « Continuous Architecture » énonce des principes facilitant l’interaction avec les projets en agilité. Ces principes mettent en avant l’adaptation et l’intelligence qui doivent guider les travaux des architectes pour convenir au rythme et au fonctionnement des projets Agiles.
Voici quelques principes de « Continuous Architecture » qu’il est intéressant de noter : partager les décisions, partager l’information, être collaboratif, etc …
D’un autre côté, les framework d’agilité à l’échelle les plus connus (DAD, LeSS ou SAFe par exemple) ont pris en compte les architectes dans leurs modes opératoires. Des définitions de l’architecture sont proposées. Les livrables et interactions des architectes avec les projets / programmes agiles sont définis.
Quelles questions restent donc à traiter pour que les 2 travaillent en symbiose ?
Une bonne définition de l’architecture d’entreprise dans l’agilité
Les définitions proposées par les frameworks d’agilité à l’échelle reprennent les éléments essentiels de l’Architecture d’Entreprise :
Vision long terme et à haut niveau de la transformation de l’entreprise,
Réutilisation,
Interaction avec les projets,
etc…
Des exemples concrets mettent en avant les apports de l’architecture dans le cycle de vie d’un produit Agile. DAD a un chapitre « Pourquoi l’Architecture d’Entreprise » qui décrit les apports essentiels de l’architecture d’Entreprise pour les projets comme de pouvoir se concentrer sur la valeur ajoutée et une plus grande cohérence dans les solutions.
L’architecture devient agile – forcément
Les frameworks mettent en avant des principes d’agilité que les architectes se doivent de respecter. Ainsi SAFe recommande aux architectes de bien rester en contact avec les activités journalières de développement et les équipes projets. De ce rapprochement, un gain mutuel de confiance est espéré : les architectes auront plus confiance dans les équipes projet pour suivre les cadres d’architecture, les équipes projet auront plus confiance dans les solutions proposées par les architectes.
Pour être en conformité avec les principes agiles, on remarquera que dans DAD, tous les livrables de l’Architecture sont sujets à des feedbacks (retours d’expérience). Il n’y a pas de décision unilatérale. L’architecture est dans un processus permanent de discussion et d’évolution.
Continous architecture – l’architecture agile
Pour se mettre en accord avec les concepts de l’agilité, l’architecture d’entreprise a énoncé un certain nombre de recommandations. L’une d’elles est justement de donner des principes d’architecture et non des règles !
Une autre de ces recommandations consiste à prendre les décisions le plus tard possible, laissant aux projets la possibilité d’étudier plusieurs solutions avant de trancher quand vraiment il le faut.
Une autre recommandation consiste à dire « il faut partager de l’information et non de la documentation », nous rappelle la discussion du chapitre 2 de cette série d’article. En d’autres termes et pour citer le manifeste Agile : les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.
Mais parfois l’Architecture semble quand même trop éloignée des préoccupations des projets…
Less et les architectes powerpoint vs les master programmers
Le framework LeSS, dans son chapitre sur Architecture & design, consacre son introduction à préciser que l’architecture de l’informatique est dans le code : ceux qui font sont ceux qui savent. Les architectes qui ne font plus du code mais font de l’architecture pour les managers ou de l’architecture pour de l’architecture finissent par se couper du monde et ne plus être entendus par les projets. Ils deviennent des « Architectes PowerPoint dans leur tour d’ivoire ».
Même si tous les architectes, qui plus est dans les grandes entreprises, ne peuvent pas rester au contact du code (qui plus en est quand la politique d’entreprise est centrée sur l’intégration de progiciels plutôt que la conception d’applications), il est de leur devoir d’interagir avec les architectes plus opérationnels et de veiller à ce que leurs travaux restent compréhensibles par tous. Et bien sûr applicables !
LeSS rappelle que le principal intérêt d’un modèle est la discussion que l’on a en faisant ce modèle. Le modèle n’est pas la solution et ne doit pas rester figé dans le temps.
Ces images illustrent la différence entre ce qui a été proposé (chemin goudronné) et les usages (chemin tracé par le passage des piétons)
Coaching et agilité ?
La transformation vers l’entreprise agile se fait beaucoup à partir de coaching des équipes et des managers. Ils sont accompagnés dans une réelle évolution de leurs pratiques afin de développer des modes de travail plus collaboratifs et les conditions d’une meilleure coopération.
En général, des coachs agiles interviennent pour faire évoluer ces pratiques et accélérer la transformation. Il faut alors qu’un mode de fonctionnement soit établi et les parties prenantes (comme les architectes) impliquées dans ces transformations.
Les architectes doivent donc être inclus dans ces transformations afin de bien mettre en place les modes de fonctionnement adaptés à chaque entreprise.
Les architectes doivent-ils être certifiés SCRUM Master ou Product Owner ? Doivent-ils être formés aux frameworks d’agilité à l’échelle comme DAD, LeSS ou SAFe ? Doivent-ils être accompagnés de coachs agiles ?
Suivant la transformation en cours, chaque entreprise devra apporter sa réponse. Que cela soit pour les architectes ou d’autres fonctions d’ailleurs !
Pour que l’architecture d’entreprise et l’agilité puissent travailler ensemble, il faut que l’entreprise s’approprie l’un et l’autre et pense bien à les faire travailler ensemble. La communication est un élément clé de cette réussite.
L’architecture d’Entreprise doit être un facteur facilitateur de l’agilité car elle apporte une vision partagée de la stratégie d’évolution du SI et doit donc servir à guider l’ensemble des travaux de l’entreprise sur son SI.
Dans le chapitre suivant, nous parlerons de l’évolution d’un des travaux majeurs des Architectes, le Schéma Directeur du SI.
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Un nouveau frontal digital, cache-misère du legacy IT ?
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La révolution digitale est bien en route ! Les Chief Digital Officer ne se comptent plus et Node.JS est désormais partout. Toutes les entreprises, même celles orientées B2B, renouvellent sans cesse leurs frontaux clients et autres applications mobiles afin de satisfaire des utilisateurs toujours plus exigeants.
Un DSI qui se fierait uniquement à toutes ces interfaces dernier cri (responsive design, flat design, progressive webApp…) aurait de quoi paniquer : « Chez Plouf, nous sommes très en retard, il faut tout refaire au sein du SI pour pouvoir construire ce type d’interface » !
Doit-on réellement s’affoler ?
Même si depuis l’extérieur c’est une magnifique voiture de sport qui apparaît, lorsque l’on soulève le capot, on tombe bien souvent encore sur un moteur de 4L (voire de Traction !).
En effet, la majorité des sociétés ayant déjà mis en place des frontaux modernes n’ont pas eu le temps et/ou l’argent (et parfois la volonté) pour moderniser l’ensemble de leur système d’information.
De la magie alors ? Pas tout à fait !
Les frontaux mis en place ne servent en réalité que d’interface utilisateur et les données affichées sont des copies de celles contenues dans les systèmes de gestion. Au mieux, celles-ci sont copiées dans un Data Lake / Data hub avec une couche d’API qui permet de les exposer, au pire elles sont copiées dans une base propre à chaque frontal sans forcément de réflexion sur la gouvernance de ces données (lignage, source(s), qualité, fraicheur – vérité à un instant t, cycle de vie, …).
Dans bien des cas, la mise en place de ces interfaces utilisateur peut se faire car elles se basent quasi-uniquement sur de la consommation de données. Or lorsque les données sont disponibles, il n’est pas extrêmement complexe de monter des frontaux modernes en utilisant les dernières technologies.
Cependant, un certain nombre de problèmes peut subsister, notamment lorsque ces frontaux sont utilisés pour modifier des données qui doivent être prises en compte dans les systèmes de gestion. C’est en effet ces systèmes qui gèrent la complexité des règles métiers, de la qualité des données et ce sont ces mêmes systèmes que l’on ne sait pas remplacer facilement par des outils modernes.
Quels sont donc les principaux points d’attention à surveiller lorsque l’on souhaite mettre en place ce type de frontal digital orienté utilisateur final ?
Définir les cas d’usage, les données attendues associées et la fréquence d’utilisation. Cela permet notamment de :
Dimensionner les solutions à mettre en place (exposition de service par une « application », nécessité de monter un Data Hub pour déporter un grand volume de consultations…).
Vérifier que le nouveau frontal s’intègre bien dans la gouvernance de données, que la traçabilité des données est bien assurée.
Limiter les actions directes sur les données depuis le portail et privilégier la collecte de demandes à traiter en asynchrone au fil de l’eau.
Le portail ne doit être qu’un point de collecte de demandes qui seront transmises et traitées en aval par les systèmes de production en fonction de leurs capacités.
Centraliser les données au sein d’un Data Hub plutôt que de multiplier les copies de bases. Les nouvelles technologies permettent d’allier volumétrie importante et haute performance.
La mise en place d’API (et d’une plateforme d’API management) permet également de découpler les frontaux du reste du SI. Ainsi, la poursuite de la modernisation du SI pourra se faire en limitant les impacts sur les « applications digitales » (et sur le reste du SI). De plus, les API sont aujourd’hui particulièrement efficientes pour les cas de consultation / recherche de données.
Notons tout de même que malgré un découplage bien pensé, on ne pourra pas éviter tous les impacts. Lorsqu’il y a des évolutions structurelles, tous les éléments d’un SI sont susceptibles d’être impactés. Les frontaux modernes développés sur des technologies aujourd’hui matures, restent toutefois relativement facilement évolutifs.
Les frontaux digitaux sont les principaux vecteurs de l’image d’une entreprise vers le monde extérieur. Il est donc primordial de leur accorder de l’importance.
Pour autant, doit-on s’arrêter là ? Probablement pas !
Ces nouveaux usages permettent de développer d’autres pratiques :
Les frontaux digitaux peuvent également avoir une forte plus-value pour des usages internes. Ils évitent les connexions à de multiples applications hétérogènes qui finissent par user les collaborateurs. Lorsque c’est pertinent, le développement de solutions digitales internes pour les collaborateurs est intéressant en termes de UX mais aussi de rationalisation SI.
Les API mises en place pour ces frontaux peuvent éventuellement être exposées à l’extérieur et ainsi être valorisées. Des partenaires, des clients ou des start-up peuvent réutiliser les API exposées et fournir indirectement aux usagers des services de l’entreprise d’une information « propriétaire » sur des canaux externes plus adaptés à ses besoins. Plus généralement, ces nouvelles technologies peuvent induire une transformation du « business model » ou répondre à de nouveaux besoins.
Pour les entreprises les plus avancées, la mise en place de ces frontaux est également l’occasion de profiter de ceux-ci pour faire du tracking du comportement / du parcours digital omni-canal de ses clients. Cette connaissance permet de personnaliser la relation avec un Client, de lui proposer une offre adaptée au bon moment ou de déclencher la Next Best Action quelle qu’elle soit.
On s’occupe uniquement des frontaux digitaux alors ?
Des frontaux dernière génération permettent de faire illusion auprès des utilisateurs et peuvent ainsi servir dans un bon nombre de cas de « cache-misère ». Si ces différents frontaux digitaux que l’on peut mettre en place améliorent le quotidien, il ne faut pas pour autant oublier de continuer la rénovation du reste du SI. Cela reste en effet bien souvent le « Legacy » qui soutient réellement les processus métier et les données de l’entreprise. Il est donc critique et mérite un effort de modernisation adéquate.
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Optimiser la valeur de votre cartographie et de votre documentation
Optimiser la valeur de votre cartographie et de votre documentation
Optimiser la valeur de votre cartographie et de votre documentation avec nos bonnes pratiques![/chapo]
Dans notre monde complexe, la transformation permanente devient un principe de fonctionnement des entreprises. Celles-ci doivent alors choisir les changements qu’il est nécessaire d’implémenter et avec le plus de valeur ajoutée.
Pour faire les bons choix, la connaissance du fonctionnement de l’entreprise est incontournable. Cette connaissance doit être correctement structurée afin que chacun puisse trouver aisément les informations dont il a besoin.
Cartographie et documentation, définition
Une entreprise ne doit pas compter que sur les connaissances de ses employés. Certains peuvent partir et la connaissance qu’ils ont acquise sera alors perdue. Pour se prémunir contre cette perte, une organisation dispose de 2 outils, la cartographie et la documentation :
• La cartographie est une représentation sous forme de listes (des applications, des processus, etc.), de diagrammes et de matrices. • La documentation est l’ensemble de la production sous format type Office (PPT, Excel, Word, etc.) pérenne ou non, créée par des collaborateurs.
Ces deux outils doivent apporter de la valeur et être utiles, sinon ils seront sans intérêt et l’effort à fournir pour les construire et les garder à jour en vain.
La cartographie doit structurer la documentation
A partir de retours d’expériences sur la mise en place d’un système de cartographie et de documentation chez différents clients, la conclusion est que la cartographie et la documentation devraient être complémentaires et cohérentes.
La cartographie est de valeur car elle offre une vue globale et synthétique de l’entreprise selon plusieurs points de vue: stratégique, métier, fonctionnel, applicatif, technique, données, etc. Comme pour un plan de bâtiment, cela permet de connaître le rôle et la structure de chaque étage. Aussi utile soit-elle, cette vue globale n’explique pas comment chaque élément de l’entreprise fonctionne.
La documentation vient alors enrichir la cartographie grâce aux informations détaillées apportées sur chaque élément représenté. Les informations de l’entreprise sont collectées, classées, exploitées et diffusées grâce à la documentation. Elle est utile grâce aux réponses apportées aux différents besoins de connaissance pour assurer le fonctionnement opérationnel et pour mener les projets de transformation de l’entreprise.
Un intérêt certain, mais des freins importants
Malgré la nécessité de la cartographie et de la documentation, dans plus d’un cas, elles sont incohérentes, incomplètes ou caduques. La cause majeure des problèmes rencontrés est l’absence de principes structurants. Ceux-ci doivent apporter la cohérence entre ces deux parties, veiller à un apport réel de valeur et garantir que seulement ce qui est utile à l’entreprise est documenté et/ ou cartographié. En effet, un esprit frugal visant l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et la cartographie et la documentation permet de se prémunir contre des efforts avec peu de valeur ou de pertinence.
Les principes régissant la cartographie sont : • Identifier la catégorie des informations (métier, fonctionnelle, applicative, etc.) • Organiser les informations par catégorie (métier, fonctionnel, applicatif, etc.), • Prendre, si possible, la stratégie comme point de départ de l’organisation de la cartographie • Puis structurer la cartographie par couches qui se déduisent l’une de la précédente.
Le schéma ci-dessous illustre la relation entre ces différentes couches qui composent l’entreprise :
Les principes régissant la documentation sont :
Définir les types de documents pour faciliter la classification
Identifier l’objet, le type et la pérennité de chaque document
Associer les documents pérennes à la cartographie à partir de l’objet décrit
Organiser les documents pérennes à partir de la cartographie
Ranger les documents projets par projet
A la fin d’un projet récupérer la documentation pérenne et la ranger selon les principes mentionnés ci-dessus.
Procédez par petits pas.
Le système de cartographie et de documentation peut être construit et géré comme un bâtiment :
Identifier les fondations : les principes structurants
Définir le projet de construction : le guide de modélisation et de documentation
Définir la structure globale du bâtiment : la cartographie synthétique et détaillée
Définir les systèmes utilitaires du bâtiment: les flux d’informations et les liens logiques entre les objets cartographiés
Décrire de manière détaillée chaque élément du bâtiment : la documentation des différents objets de la cartographie.
Gérer chaque projet de rénovation : de chaque projet de transformation récupérer les plans de transformations et les documents pérennes produits.
Les fondations sont les principes mentionnés et qui peuvent être adaptés et enrichis en fonction du contexte de chaque entreprise.
De la même manière que la construction d’un bâtiment doit être maîtrisée et la rénovation également, la construction de la cartographie et sa mise à jour doivent l’être également. Un guide de modélisation définit les règles de cartographie. Un référentiel d’architecture d’entreprise implémente ces règles et assure la maîtrise de la construction de la cartographie. Les différents niveaux sont liés entre eux et une cohérence globale existe entre les informations. Ainsi, la valeur apportée par la cartographie est mise à disposition du plus grand nombre de manière structurée et adaptable aux besoins diverses dans l’entreprise.
Si possible, le point de départ pour la construction de la cartographie devrait être la stratégie. A partir de celle-ci le métier de l’entreprise est décrit. La réalisation du métier engendre des besoins pour l’entreprise qui sont catégorisés dans une vue d’ensemble fonctionnelle. Comme le système informatique et technique de l’entreprise existe pour répondre aux besoins de l’entreprise, la vue d’ensemble fonctionnelle le structurera.
Chaque étage de la cartographie de haut niveau est ensuite décrit en détail et enrichi des échanges d’informations. L’identification des liens entre les différents étages de la cartographie vient compléter cette démarche et est implémentée dans le référentiel d’architecture d’entreprise.
Une fois la cartographie structurée et le référentiel d’architecture d’entreprise mis en place, la base d’organisation de la documentation pérenne est assurée. Les principes de structuration de celle-ci peuvent alors être mis en pratique. La documentation deviendra bien plus utile, grâce à une organisation qui a du sens et qui évite la recherche inutile des informations.
Pour les projets de transformation, le référentiel d’architecture d’entreprise doit servir de point d’entrée dans la phase de cadrage afin d’offrir une vision partagée et globale du fonctionnement de l’entreprise. Les documents liés à la vie du projet peuvent être gérés grâce au référentiel ou séparément. A la fin du projet les différentes transformations apportées par celui-ci seront reportées dans la cartographie et la documentation pérenne produite ou mise à jour y sera associée. Cette inclusion de la cartographie et de la documentation dans les processus projet fera que celles-ci ne seront réalisées qu’au niveau strictement nécessaire. Cela libère du temps pour réaliser le projet au lieu de passer son temps à le documenter.
Différentes méthodes d’optimisation, souvent complémentaires
Mettre en place un système de cartographie et de documentation est important. Par contre, sans l’optimiser et le garder à jour, il perd vite de son intérêt. La pérennité de ce système peut être assurée par des solutions complémentaires comme l’agilité, le Lean ou le principe 5S.
Le principe 5S facilite l’ordre mais aussi la rigueur afin de prévenir les écarts.
Il préconise de structurer un système par catégories d’éléments, d’identifier les anomalies et de viser toujours la rigueur. Ainsi, 5S permet à partir des principes sur la cartographie et sur la documentation de constituer des systèmes ordonnés et cohérents. Cet ordre met en lumière ce qui est en double et réduit le temps de recherche de l’information. Par contre, 5S ne répond pas au besoin de cartographier et de documenter seulement ce qui est demandé.
Le Lean vient alors comme solution au problème de cartographier et de documenter le juste nécessaire. En effet, son principe de base est d’ajuster la production à la demande. Le Lean propose de regarder ce qui est demandé le plus, par qui, et pour quelle raison et s’organiser en conséquence. L’audit des chaînes de production documentaire et de cartographie fait ressortir ces éléments. Ainsi, le système de cartographie et de documentation déjà ordonné par le 5S, se voit allégé au juste nécessaire avec des temps de production optimisés.
L’agilité apporte une perspective orientée valeur des documents et de la cartographie. Seules les cartographies et les documents apportant le plus de valeur perdurent et sont traités en priorité. Au lieu de tout garder à jour comme parfois demandé, l’effort documentaire est concentré sur ce qui apporte le plus de valeur.
Ensemble, ces trois méthodes produisent un système ordonné par le 5S, rendu pertinent et accéléré grâce au Lean, et optimisé en termes de valeur grâce à l’agilité.
Pour conclure, la cartographie et la documentation doivent former un tout cohérent. Elles sont régies par des principes différents qui visent à la fois l’apport de valeur et limitent l’effort à ce qui est utile. Ce système se construit petit à petit comme un bâtiment. La maîtrise des impacts de la transformation de l’entreprise sur la documentation et sur la cartographie est réalisée grâce à un bon référentiel d’architecture d’entreprise et une démarche optimisée mêlant l’agilité, le Lean et le 5S.
Ensemble, la cartographie et la documentation cohérentes facilitent la réduction du time-to-market et l’élimination des redondances par une information structurée et rapide d’accès.
Avant l’agilité, c’était clair : je disposais d’une série d’outils d’analyse que j’appliquais sur mes projets en fonction des problèmes rencontrés.
Quand un sujet apparaissait, je définissais une démarche de traitement, je l’appliquais ou la faisais appliquer. Je la pilotais. Je rendais compte. Et en cas de besoin je faisais évoluer la démarche. De plus comme j’étais quelqu’un d’attentif au sort de mes congénères, je faisais attention à chacun et je mâtinais nos travaux d’explications, d’entretiens personnalisés, pour vendre, adapter les solutions trouvées à chaque problème. Régulièrement, j’organisais des séminaires pour mobiliser les équipes, organiser les médiations nécessaires avec nos clients, bref faire progresser tout le monde dans le même sens.
Mon principal souci était de faire avancer les dossiers dont mon équipe était chargée. Et je rentrais chez moi le soir, le devoir accompli, ou en passe de l’être. De temps en temps, il y avait bien une crise à résoudre (problème de planning, de résultats, de politique, etc.), mais en général l’écoute, la patience et l’âpreté à chercher une solution en venait à bout.
Mais cela c’était avant l’agilité. Un matin, des « coachs agiles » ont débarqué et m’ont expliqué que ce n’était pas suffisant, qu’on pouvait faire plus :
Eux : dans une équipe de 25, quand seul le chef a le droit de réfléchir et les 24 autres seulement le droit d’exécuter les ordres et de ne pas déplaire au chef, on perd en efficacité !
Moi : pour autant je n’ai jamais été un dictateur que je sache !
Eux : oui, mais nos biais cognitifs nous amènent à tout ramener à notre petite personne, sans le savoir, il faut changer cela pour devenir un manager inspirant. Il vaut mieux 25 personnes qui réfléchissent ! On peut s’organiser pour y parvenir.
Moi : bon …
On m’a envoyé en formation où j’ai expérimenté la nouvelle démarche en jouant aux lego avec des gens que je ne connaissais pas. Ambiance de travail, gamification, bienveillance, empowerment, épanouissement personnel … sont devenus de nouveaux mots d’ordres. Tout manquement à la démarche était pointé du doigt.
Un coach agile est venu m’expliquer que je devais « changer de posture » : là où je m’évertuais à faire le médiateur pour aider (Lassie chienne fidèle !), je devais désormais donner de l’autonomie, changer le référentiel de travail, pour plus d’efficacité, et … accepter moi-même de perdre le contrôle.
Quel drôle d’idée : donner le pouvoir aux autres, leur donner la responsabilité, perdre la mienne, au point d’être challengé moi-même par mes propres équipes … Là résidait le secret de la réussite désormais !
Alors je m’y suis mis : j’ai donné les clés du camion aux collaborateurs, j’ai perdu le pouvoir de décision, mais j’ai mis en place des KPI pour pouvoir quand même suivre ce qui se passait dans les projets. Nous travaillons différemment, nous communiquons plus. Certains n’ont pas réussi franchement à s’y mettre, mais je ne désespère pas. De fait, il y a de l’émulation et des résultats probants.
Finalement, avant je savais à quoi je servais précisément, maintenant c’est un peu plus flou et je ne sais pas si j’aime ça, moi qu’on avait recruté pour ma capacité « à tout piloter ». Rien ne me semble plus jamais achevé. Et à un coach agile à qui j’en faisais part m’a répondu « done is better than perfect ». Il a réponse à tout ! …
Et puis, il y a eu comme un petit miracle, lorsque les collaborateurs ont dû bosser sur les projets, ils se sont finalement tournés vers moi. Loin de jeter le bébé avec l’eau du bain, tous mes outils d’analyse et mon expérience, que j’avais laissés de côté sont redevenus utiles pour aider mes collaborateurs et mes partenaires.
Dès lors j’ai compris, que foncièrement l’agilité offrait l’opportunité d’un regard nouveau. Et que tout nouveau que soit ce regard, j’avais toujours de la valeur ! Mieux, mon expérience, pour peu que je sache attendre le bon moment pour qu’elle soit utile, avait de la valeur pour les autres ! Là où je voyais mon « obsolescence professionnelle » surgir, j’apercevais tout d’un coup un formidable levier pour faire mieux réussir encore mes partenaires.
Lassie chienne fidèle avait retrouvé la maison !
David Couillard
PS : quelqu’un peut-il me dire comment organiser des ateliers d’innovation « on site » avec nos développeurs désormais tous à Bombay ?
