5 principes pour élaborer le budget de la DSI

6 novembre 2018

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Agnès Cheval

Trop souvent, la construction budgétaire s’enlise dans des détails jusqu’à perdre son sens et son efficacité. Or le budget n’est que le début de l’histoire…

« À ce train-là, nous aurons finalisé les projets avant le budget. » « Je ne suis pas voyante, comment je peux donner autant de détails sur mes dépenses à venir ? » « On en est déjà à la version 20 et ce n’est toujours pas fini ». Alors que la période d’élaboration des budgets bat son plein, voilà les petites phrases que nous entendrons tous probablement autour de la machine à café. Et pour cause : le cadrage budgétaire est victime de plusieurs malentendus qui complexifient inutilement l’exercice. Et pourtant, construire un budget ne devrait pas être plus compliqué que faire ses courses au marché. Explications…

Quand vous faites vos courses, vous partez avec, en poche, un porte-monnaie et, en tête, des idées d’achats par grandes familles de produits (fruits et légumes, viande ou poisson, fromage et laitages, pain…). Au moment de quitter votre domicile, vous ne savez pas encore ce que vous allez acheter, mais vous avez une idée de vos besoins et de ce que contient votre porte-monnaie – votre budget donc. Sur place, face aux étals, vous arbitrerez en fonction des produits effectivement disponibles, des prix affichés, etc. Une certitude : avant de partir, vous n’avez pas passé deux heures à estimer les montants à provisionner pour chaque famille de produits et à les répartir dans autant de porte-monnaie…

Mais ce sont bel et bien les dérives que l’on observe trop souvent lors de l’élaboration budgétaire. Pour les éviter, voici 5 principes.

1) Communiquer en amont avec les équipes

Présenter la stratégie de la DSI, les grands projets retenus, le niveau attendu des dépenses… Autant d’informations qui, communiquées en amont de la construction des budgets, aident les équipes à se projeter (éviter la liste au Père Noël) et à s’inscrire dans le cadre souhaité.

2) Maitriser le nombre de lignes budgétaires

Le budget ne peut correspondre à l’allocation réelle. Inutile de demander aux équipes opérationnelles de détailler ce qui va se passer dans un an, voire au-delà. Dans la pratique, plus les lignes budgétaires sont détaillées, plus les écarts s’accroissent entre le budget et le réel, donc plus les prévisions sont fausses. Résultat, un temps considérable est ensuite consacré à réallouer des budgets de ligne en ligne, aux dépens du suivi et de l’analyse…

3) Gardez la trace de vos hypothèses

S’il faut se tenir à distance de la tentation de détailler chaque type de dépense à venir, il est recommandé en revanche de conserver les différentes hypothèses émises lors de la construction des budgets. Ce matériel s’avère souvent précieux pour, plus tard, expliquer les écarts.

4) Distinguer le run du build

Parce que, comme son nom l’indique, le Run est récurrent, il est aussi mieux maîtrisé que le Build. Savoir où sont ses marges de manœuvre en cas de besoin d’arbitrage fait gagner du temps : il est plus facile de ne pas démarrer un projet que de ne pas engager des dépenses de maintenance, par exemple.

5) Considérez votre budget comme un garde-fou

La vocation première du budget est de fixer une enveloppe pour ne pas dépenser en cours d’année plus que défini initialement. Ce n’est donc pas un outil pour nourrir une analyse qui, elle, se base sur la réalité des dépenses.

Appliquez-vous ces principes ? Pour vous en assurer, regardez tout simplement si vous passez plus de temps à construire votre budget qu’à le suivre… Le budget n’est que le début de l’histoire. Ce qui importe ensuite, c’est d’analyser les coûts, de contrôler la trajectoire, d’identifier les dérives et de proposer des solutions pour rester dans le cadre défini. C’est ainsi, et en associant pas à pas les opérationnels, que vous donnerez du sens au pilotage des coûts avec, à la clé, une construction budgétaire bien plus qualitative.

Agnès